ΟΔΗΓΙΑ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ UMARUTTI S.R.O. ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Σκοπός: Να καθοριστούν οι κανόνες και οι διαδικασίες για την υποβολή, παραλαβή, αξιολόγηση και διαχείριση αναφορών σχετικά με πιθανή παράνομη συμπεριφορά στην εταιρεία Umarutti s.r.o. (εφεξής «Εταιρεία») και να διασφαλιστεί η προστασία των αναφερόντων σύμφωνα με τον Νόμο αρ. 171/2023 Sb. (εφεξής «Νόμος»).

Προσωπικό πεδίο εφαρμογής: Η παρούσα Οδηγία καθορίζει τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις για την Εταιρεία, το Αρμόδιο πρόσωπο και τον Αναφέροντα. Αναφέροντες μπορεί να είναι ιδίως (αλλά όχι μόνο) εργαζόμενοι (νυν και πρώην), υποψήφιοι για εργασία, μέλη οργάνων, πελάτες και χρήστες της πλατφόρμας AreteApp, προμηθευτές, πάροχοι υπηρεσιών, ασκούμενοι και άλλα πρόσωπα που εκτελούν ή εκτελούσαν εργασία ή άλλη παρόμοια δραστηριότητα για την Εταιρεία ή ήταν/είναι σε επαφή μαζί της σε σχέση με τέτοια δραστηριότητα, σύμφωνα με το § 2 του Νόμου.

Υλικό πεδίο εφαρμογής: Ρυθμίζει ολόκληρη τη διαδικασία από την υποβολή έως τη διαχείριση της αναφοράς.

Χρονικό πεδίο εφαρμογής: Εφαρμόζεται σε αναφορές που αφορούν συμπεριφορά ανεξαρτήτως του πότε αυτή έλαβε χώρα.

Εδώ θα οριστούν οι βασικές έννοιες όπως: Αναφέρων, Αναφορά, Παράνομη συμπεριφορά (με παραπομπή στο § 2 του Νόμου), Αντίποινο (με παραπομπή στο § 4 του Νόμου), Αρμόδιο πρόσωπο, Εταιρεία, Συνδεδεμένο πρόσωπο, Εργαλείο (πλατφόρμα FaceUp), Νόμος. (Να βασιστεί στο υπόδειγμα και στον Νόμο).

Αναφέρων: Φυσικό πρόσωπο που υποβάλλει Αναφορά σύμφωνα με τον Νόμο, επειδή έλαβε γνώση των Ύποπτων περιστατικών σε σχέση με εργασία ή άλλη παρόμοια δραστηριότητα που εκτελείται για την Εταιρεία (ή με την οποία ήταν σε επαφή σε σχέση με τέτοια δραστηριότητα), συμπεριλαμβανομένων των πελατών της Εταιρείας και των χρηστών της πλατφόρμας AreteApp.

Η Εταιρεία ορίζει ως Αρμόδιο πρόσωπο τον κ. Vladimír Kondratěnko, διαχειριστή της εταιρείας. Τα στοιχεία επικοινωνίας του αρμόδιου προσώπου είναι whistleblowing{'@'}areteapp.eu και ο αριθμός τηλεφώνου +420 606 751 525.

Το αρμόδιο πρόσωπο πληροί όλες τις νόμιμες απαιτήσεις που ορίζονται στο § 10 του νόμου για την προστασία των αναφερόντων, δηλαδή είναι αμεμπτου χαρακτήρα, ενήλικο και πλήρως δικαιοπρακτικά ικανό. Στο πλαίσιο των καθηκόντων του, παραλαμβάνει και αξιολογεί αναφορές σχετικά με πιθανή παράνομη συμπεριφορά, προτείνει στη διοίκηση της εταιρείας διορθωτικά μέτρα για την άρση των διαπιστωμένων ελλείψεων, ενεργεί κατά τη διεκπεραίωση των αναφορών αμερόληπτα και αντικειμενικά και τηρεί εχεμύθεια για όλα τα γεγονότα που περιέρχονται σε γνώση του σε σχέση με την άσκηση της λειτουργίας του, σύμφωνα με το § 11 του νόμου.

Η Εταιρεία εγγυάται ότι το αρμόδιο πρόσωπο δεν θα υπόκειται σε οποιαδήποτε κύρωση για την ορθή άσκηση της δραστηριότητάς του που απορρέει από τη λειτουργία αυτή, όπως ορίζει το § 11 του νόμου για την προστασία των αναφερόντων. Η προστασία αυτή περιλαμβάνει ιδίως την απαγόρευση οποιωνδήποτε κυρώσεων, διακρίσεων ή άλλων αρνητικών συνεπειών που σχετίζονται με την ορθή εκπλήρωση των καθηκόντων του αρμόδιου προσώπου.

Ποιος μπορεί να υποβάλει: Αναφορά μπορεί να υποβάλει οποιοδήποτε φυσικό πρόσωπο που έλαβε γνώση πιθανής παράνομης συμπεριφοράς σε σχέση με εργασία ή άλλη παρόμοια δραστηριότητα για την Εταιρεία (ή σε επαφή με αυτήν), όπως ορίζεται στο § 2 του Νόμου. Αυτό περιλαμβάνει ρητά εργαζομένους (νυν και πρώην), υποψήφιους για εργασία, μέλη οργάνων της Εταιρείας, πελάτες και χρήστες της πλατφόρμας AreteApp, προμηθευτές, παρόχους υπηρεσιών, ασκούμενους και άλλα συνεργαζόμενα πρόσωπα.

Τι μπορεί να υποβληθεί: Βλ. Υλικό πεδίο εφαρμογής και § 2 του Νόμου. Να αναφερθεί ότι δεν εφαρμόζεται σε εν γνώσει ψευδείς αναφορές (§ 7 παρ. 3 του Νόμου). Να εξαιρεθούν πληροφορίες σύμφωνα με το § 3 του Νόμου.

Τρόποι υποβολής (§ 9 του Νόμου):

• Προτιμώμενο: Εργαλείο FaceUp: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – γραπτώς και προφορικώς (φωνητικό μήνυμα), ανώνυμα και μη ανώνυμα.
• E-mail: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Τηλέφωνο: +420 606 751 525
• Αυτοπροσώπως: Κατόπιν συνεννόησης με το Αρμόδιο Πρόσωπο (εντός 14 ημερών).
• Εξωτερικά: Δυνατότητα υποβολής στο Υπουργείο Δικαιοσύνης.

Περιεχόμενο της αναφοράς: Στοιχεία ονόματος, επωνύμου και ημερομηνίας γέννησης ή άλλα στοιχεία από τα οποία είναι δυνατό να συναχθεί η ταυτότητα του αναφέροντος (εφόσον δεν είναι ανώνυμος και παρέχονται), καθώς και πληροφορίες σχετικά με πιθανή Παράνομη Πράξη (§ 2 παρ. 2 του Νόμου).

Επιβεβαίωση παραλαβής: Εντός 7 ημερών, με εξαιρέσεις (§ 12 παρ. 2 του Νόμου).

Καταχώριση: Τήρηση καταχώρισης στο Εργαλείο FaceUp στο εύρος που προβλέπεται από το § 21 του Νόμου.

Διατήρηση: Για περίοδο 5 ετών (§ 21 παρ. 2 του Νόμου).

Πρόσβαση: Μόνο το Αρμόδιο Πρόσωπο (§ 21 παρ. 3 του Νόμου).

Καταγραφή προφορικών αναφορών: Ηχογράφηση (με συγκατάθεση) ή απομαγνητοφώνηση, δυνατότητα διατύπωσης δήλωσης από τον αναφέροντα (§ 19 του Νόμου).

Προθεσμία: Εντός 30 ημερών, δυνατότητα παράτασης 2x κατά 30 ημέρες (§ 12 παρ. 3 του Νόμου).

Διαδικασία: Το Αρμόδιο Πρόσωπο αξιολογεί αμερόληπτα, συλλέγει πληροφορίες, μπορεί να ζητά συνεργασία.

Αβάσιμη αναφορά: Ενημέρωση του αναφέροντος, καθοδήγηση σχετικά με το δικαίωμα υποβολής σε όργανο δημόσιας αρχής (§ 12 παρ. 6 του Νόμου).

Βάσιμη αναφορά: Πρόταση διορθωτικών μέτρων της Εταιρείας (§ 12 παρ. 5 του Νόμου).

Ενημέρωση του αναφέροντος: Πληροφορίες σχετικά με το αποτέλεσμα της αξιολόγησης (§ 12 παρ. 3 του Νόμου).

Λήψη: Η Εταιρεία θα λάβει κατάλληλα μέτρα για την αποκατάσταση ή την πρόληψη της παράνομης κατάστασης (§ 9 παρ. 2 στοιχ. g) του Νόμου).

Παραδείγματα: Αλλαγή διαδικασιών, εκπαίδευση, πειθαρχική διαδικασία, λύση της σχέσης, αποζημίωση, υποβολή ποινικής μήνυσης.

Ενημέρωση του αναφέροντος: Σχετικά με τα ληφθέντα μέτρα (§ 12 παρ. 5 του Νόμου).

Απαγόρευση αντιποίνων: Αυστηρή απαγόρευση οποιασδήποτε μορφής αντιποίνων έναντι του αναφέροντος και άλλων προστατευόμενων προσώπων (§ 4 του Νόμου).

Προστασία ταυτότητας: Υποχρέωση του Αρμόδιου Προσώπου να τηρεί εχεμύθεια ως προς την ταυτότητα, με εξαιρέσεις σύμφωνα με το § 20 του Νόμου.

Εμπιστευτικότητα: Υποχρέωση τήρησης εχεμύθειας ως προς το περιεχόμενο της αναφοράς (§ 11, § 20 του Νόμου).

Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων σύμφωνα με τον GDPR και τις Αρχές Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων της Εταιρείας. Ενημέρωση των αναφερόντων σχετικά με την επεξεργασία.

Η Εταιρεία θα διασφαλίσει ότι η παρούσα Οδηγία και οι πληροφορίες σχετικά με το whistleblowing είναι διαθέσιμες σε όλα τα σχετικά πρόσωπα (π.χ. στο intranet, στον ιστότοπο).

Η Εταιρεία θα διασφαλίσει την εκπαίδευση των εργαζομένων και του Αρμόδιου προσώπου.

Έναρξη ισχύος της οδηγίας από 25.05.2025