ВЪТРЕШНА ДИРЕКТИВА НА ДРУЖЕСТВОТО UMARUTTI S.R.O. ОТНОСНО РАЗГЛЕЖДАНЕТО НА СИГНАЛИ

Цел: Да се установят правила и процедури за подаване, приемане, оценяване и разглеждане на сигнали за възможно противоправно поведение в дружеството Umarutti s.r.o. (наричано по-долу „Дружеството“) и да се осигури защита на подателите на сигнали в съответствие със Закон № 171/2023 Sb. (наричан по-долу „Законът“).

Личен обхват: Настоящата Директива определя правата и задълженията на Дружеството, Компетентното лице и Подателя на сигнал. Податели на сигнал могат да бъдат по-специално (но не само) служители (настоящи и бивши), кандидати за работа, членове на органи, клиенти и потребители на платформата AreteApp, доставчици, доставчици на услуги, стажанти и други лица, които за Дружеството извършват или са извършвали работа или друга сходна дейност, или са били или са в контакт с него във връзка с такава дейност, в съответствие с § 2 от Закона.

Предметен обхват: Регламентира целия процес от подаването до разглеждането на сигнала.

Времеви обхват: Отнася се за сигнали, свързани с поведение, независимо от това кога е извършено.

Тук ще бъдат определени ключови понятия като: Подател на сигнал, Сигнал, Противоправно поведение (с препратка към § 2 от Закона), Ответна мярка (с препратка към § 4 от Закона), Компетентно лице, Дружество, Свързано лице, Инструмент (платформата FaceUp), Закон. (Да се изхожда от образеца и Закона).

Подател на сигнал: Физическо лице, което подава Сигнал по смисъла на Закона, тъй като е узнало за Подозрителни факти във връзка с работа или друга сходна дейност, извършвана за Дружеството (или при която е било в контакт с него във връзка с такава дейност), включително клиенти на Дружеството и потребители на платформата AreteApp.

Дружеството определя за Компетентно лице г-н Владimír Kondratěnka, управител на дружеството. Данните за контакт на компетентното лице са whistleblowing{'@'}areteapp.eu и телефонен номер +420 606 751 525.

Компетентното лице отговаря на всички законови изисквания, установени в § 10 от закона за защита на подателите на сигнали, т.е. е неосъждано, пълнолетно и с пълна дееспособност. В рамките на своите задължения приема и оценява сигнали за възможно противоправно поведение, предлага на ръководството на дружеството коригиращи мерки за отстраняване на установените недостатъци, действа при разглеждането на сигналите безпристрастно и обективно и спазва поверителност относно всички факти, за които узнае във връзка с изпълнението на функцията си, в съответствие с § 11 от закона.

Дружеството гарантира, че компетентното лице няма да бъде по какъвто и да е начин санкционирано за надлежното изпълнение на дейността си, произтичаща от тази функция, както предвижда § 11 от закона за защита на подателите на сигнали. Тази защита включва по-специално забрана за каквито и да било санкции, дискриминация или други неблагоприятни последици, свързани с надлежното изпълнение на задълженията на компетентното лице.

Кой може да подаде: Сигнал може да подаде всяко физическо лице, което е узнало за възможно противоправно поведение във връзка с работа или друга сходна дейност за Дружеството (или при контакт с него), както е определено в § 2 от Закона. Това изрично включва служители (настоящи и бивши), кандидати за работа, членове на органите на Дружеството, клиенти и потребители на платформата AreteApp, доставчици, доставчици на услуги, стажанти и други сътрудничещи лица.

Какво може да се подаде: Вижте Предметния обхват и § 2 от Закона. Да се посочи, че не се отнася за съзнателно неверни сигнали (§ 7, ал. 3 от Закона). Да се изключи информацията по § 3 от Закона.

Начини за подаване (§ 9 от Закона):

• Предпочитан: Инструмент FaceUp: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – писмено и устно (гласово съобщение), анонимно и неанонимно.
• Електронна поща: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Телефон: +420 606 751 525
• Лично: След уговорка с Компетентното лице (до 14 дни).
• Външно: Възможност за подаване до Министерството на правосъдието.

Съдържание на сигнала: Данни за име, фамилия и дата на раждане или други данни, от които може да се изведе самоличността на подателя на сигнала (ако не е анонимен и са предоставени), както и информация за възможно противоправно деяние (§ 2, ал. 2 от Закона).

Потвърждение за получаване: До 7 дни, с изключения (§ 12, ал. 2 от Закона).

Регистър: Водене на регистър в Инструмента FaceUp в обхват съгласно § 21 от Закона.

Съхранение: За срок от 5 години (§ 21, ал. 2 от Закона).

Достъп: Само Компетентното лице (§ 21, ал. 3 от Закона).

Запис на устни сигнали: Запис (със съгласие) или стенограма, възможност за изразяване на становище от подателя на сигнала (§ 19 от Закона).

Срок: До 30 дни, възможност за удължаване 2x с 30 дни (§ 12, ал. 3 от Закона).

Процедура: Компетентното лице извършва безпристрастна оценка, събира информация и може да изисква съдействие.

Неоснователно уведомление: Уведомяване на подателя на сигнала, разяснение относно правото да подаде до орган на публичната власт (§ 12, ал. 6 от Закона).

Основателно уведомление: Предложение за коригиращи мерки на Дружеството (§ 12, ал. 5 от Закона).

Уведомяване на подателя на сигнала: Информация за резултата от оценката (§ 12, ал. 3 от Закона).

Приемане: Дружеството ще приеме подходящи мерки за отстраняване или предотвратяване на противоправно състояние (§ 9, ал. 2, буква g) от Закона).

Примери: Промяна на процеси, обучения, дисциплинарно производство, прекратяване на отношенията, обезщетение за вреди, подаване на сигнал за престъпление.

Информиране на подателя на сигнала: Относно предприетите мерки (§ 12, ал. 5 от Закона).

Забрана за ответни мерки: Строга забрана на всякаква форма на ответни действия срещу подателя на сигнала и други защитени лица (§ 4 от Закона).

Защита на самоличността: Задължение на Компетентното лице да спазва поверителност относно самоличността, с изключения съгласно § 20 от Закона.

Поверителност: Задължение за запазване на поверителност относно съдържанието на уведомлението (§ 11, § 20 от Закона).

Обработване на лични данни в съответствие с GDPR и Политиката на Дружеството за защита на личните данни. Информиране на подателите на сигнали относно обработването.

Дружеството ще гарантира, че настоящата Директива и информацията относно подаването на сигнали (whistleblowing) са достъпни за всички релевантни лица (напр. в интранет, на уебсайта).

Дружеството ще осигури обучение на служителите и на Компетентното лице.

Влизане в сила на директивата от 25.05.2025 г.