DIRECTIVA DE LA SOCIEDAD UMARUTTI S.R.O. SOBRE LA GESTIÓN DE DENUNCIAS

Objeto: Establecer las normas y los procedimientos para la presentación, recepción, evaluación y tramitación de denuncias sobre posibles conductas ilícitas en la sociedad Umarutti s.r.o. (en adelante, la "Sociedad") y garantizar la protección de los denunciantes de conformidad con la Ley n.º 171/2023 Sb. (en adelante, la "Ley").

Ámbito personal: La presente Directiva establece los derechos y obligaciones para la Sociedad, la Persona competente y el Denunciante. Podrán ser denunciantes, en particular (pero no exclusivamente), los empleados (actuales y anteriores), los candidatos a un puesto de trabajo, los miembros de los órganos, los clientes y los usuarios de la plataforma AreteApp, los proveedores, los prestadores de servicios, los becarios y otras personas que realicen o hayan realizado para la Sociedad un trabajo u otra actividad similar, o que hayan estado o estén en contacto con ella en relación con dicha actividad, de conformidad con el § 2 de la Ley.

Ámbito material: Regula todo el proceso desde la presentación hasta la tramitación de la denuncia.

Ámbito temporal: Se aplica a las denuncias relativas a conductas con independencia de cuándo hayan tenido lugar.

Aquí se definirán conceptos clave como: Denunciante, Denuncia, Conducta ilícita (con referencia al § 2 de la Ley), Medida de represalia (con referencia al § 4 de la Ley), Persona competente, Sociedad, Persona vinculada, Herramienta (plataforma FaceUp), Ley. (Basarse en el modelo y en la Ley).

Denunciante: Persona física que realiza una Denuncia conforme a la Ley, porque tuvo conocimiento de los Hechos sospechosos en relación con el trabajo u otra actividad similar realizada para la Sociedad (o con la que estuvo en contacto en relación con dicha actividad), incluidos los clientes de la Sociedad y los usuarios de la plataforma AreteApp.

La Sociedad designa como Persona competente al Sr. Vladimír Kondratěnka, administrador de la sociedad. Los datos de contacto de la persona competente son whistleblowing{'@'}areteapp.eu y el número de teléfono +420 606 751 525.

La Persona competente cumple todos los requisitos legales establecidos en el § 10 de la Ley de protección de los denunciantes, es decir, es intachable, mayor de edad y plenamente capaz. En el marco de sus obligaciones, recibe y evalúa denuncias sobre posibles conductas ilícitas, propone a la dirección de la sociedad medidas correctivas para subsanar las deficiencias detectadas, actúa en la tramitación de las denuncias de manera imparcial y objetiva y mantiene la confidencialidad sobre todos los hechos de los que tenga conocimiento en relación con el desempeño de su función, de conformidad con el § 11 de la Ley.

La Sociedad garantiza que la persona competente no será objeto de ninguna medida perjudicial por el correcto desempeño de su actividad derivada de esta función, tal como establece el § 11 de la Ley de protección de los denunciantes. Esta protección incluye, en particular, la prohibición de cualquier sanción, discriminación u otras consecuencias negativas relacionadas con el correcto cumplimiento de las obligaciones de la persona competente.

Quién puede presentar: La denuncia puede ser presentada por cualquier persona física que haya tenido conocimiento de una posible conducta ilícita en relación con el trabajo u otra actividad similar para la Sociedad (o en contacto con ella), tal como se define en el § 2 de la Ley. Esto incluye expresamente a los empleados (actuales y anteriores), los candidatos a un puesto de trabajo, los miembros de los órganos de la Sociedad, los clientes y los usuarios de la plataforma AreteApp, los proveedores, los prestadores de servicios, los becarios y otras personas colaboradoras.

Qué se puede presentar: Véase el Ámbito material y el § 2 de la Ley. Mencionar que no se aplica a denuncias conscientemente falsas (§ 7, apartado 3, de la Ley). Excluir la información conforme al § 3 de la Ley.

Métodos de presentación (§ 9 de la Ley):

• Preferido: Herramienta FaceUp: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – por escrito y oralmente (mensaje de voz), de forma anónima y no anónima.
• Correo electrónico: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Teléfono: +420 606 751 525
• En persona: Previa concertación con la Persona competente (en un plazo de 14 días).
• Externamente: Posibilidad de presentar la denuncia ante el Ministerio de Justicia.

Contenido de la denuncia: Datos sobre el nombre, apellidos y fecha de nacimiento, u otros datos a partir de los cuales sea posible deducir la identidad del denunciante (si no es anónimo y se facilitan), e información sobre una posible conducta ilícita (§ 2, apartado 2 de la Ley).

Confirmación de recepción: En un plazo de 7 días, con excepciones (§ 12, apartado 2 de la Ley).

Registro: Mantenimiento del registro en la Herramienta FaceUp en el alcance conforme al § 21 de la Ley.

Conservación: Durante 5 años (§ 21, apartado 2 de la Ley).

Acceso: Únicamente la Persona competente (§ 21, apartado 3 de la Ley).

Registro de denuncias orales: Grabación (con consentimiento) o transcripción, posibilidad de manifestación del denunciante (§ 19 de la Ley).

Plazo: En un plazo de 30 días, con posibilidad de prórroga 2 veces por 30 días (§ 12 apdo. 3 de la Ley).

Procedimiento: La Persona competente evalúa de forma imparcial, recopila información y puede solicitar cooperación.

Comunicación infundada: Notificación al informante, instrucción sobre el derecho a presentar ante un órgano de la autoridad pública (§ 12 apdo. 6 de la Ley).

Comunicación fundada: Propuesta de medidas correctivas para la Sociedad (§ 12 apdo. 5 de la Ley).

Notificación al informante: Información sobre el resultado de la evaluación (§ 12 apdo. 3 de la Ley).

Adopción: La Sociedad adoptará medidas adecuadas para corregir o prevenir una situación ilícita (§ 9 apdo. 2 letra g) de la Ley).

Ejemplos: Cambio de procesos, formación, procedimiento disciplinario, terminación de la relación, indemnización por daños, presentación de denuncia penal.

Información al informante: Sobre las medidas adoptadas (§ 12 apdo. 5 de la Ley).

Prohibición de medidas de represalia: Prohibición estricta de cualquier forma de represalia contra el informante y otras personas protegidas (§ 4 de la Ley).

Protección de la identidad: Obligación de la Persona competente de guardar confidencialidad sobre la identidad; excepciones conforme al § 20 de la Ley.

Confidencialidad: Obligación de guardar confidencialidad sobre el contenido de la comunicación (§ 11, § 20 de la Ley).

Tratamiento de datos personales de conformidad con el RGPD y con la Política de protección de datos personales de la Sociedad. Información a los informantes sobre el tratamiento.

La Sociedad garantizará que esta Directiva y la información sobre el whistleblowing estén disponibles para todas las personas pertinentes (p. ej., en la intranet, en la web).

La Sociedad garantizará la formación de los empleados y de la Persona competente.

Entrada en vigor de la Directiva el 25.05.2025