ДИРЕКТИВА КОМПАНІЇ UMARUTTI S.R.O. ЩОДО ОБРОБКИ ПОВІДОМЛЕНЬ

Мета: Встановити правила та процедури подання, отримання, оцінки та обробки повідомлень про потенційну протиправну поведінку в компанії Umarutti s.r.o. (далі — «Компанія») та забезпечити захист викривачів відповідно до Закону № 171/2023 Зб. (далі — «Закон»).

Персональна сфера застосування: Ця Директива визначає права та обов'язки Компанії, Уповноваженої особи та Викривача. Викривачами можуть бути, зокрема (але не виключно), працівники (теперішні та колишні), кандидати на роботу, члени органів компанії, клієнти та користувачі платформи AreteApp, постачальники, надавачі послуг, стажери та інші особи, які виконують або виконували роботу чи подібну діяльність для Компанії, або які перебували чи перебувають у контакті з нею у зв'язку з такою діяльністю, відповідно до Статті 2 Закону.

Предметна сфера застосування: Регулює весь процес від подання до обробки повідомлення.

Часова сфера застосування: Застосовується до повідомлень про поведінку незалежно від того, коли вона відбулася.

Тут будуть визначені ключові терміни, такі як: Викривач, Повідомлення, Протиправна поведінка (з посиланням на Статтю 2 Закону), Каральний захід (з посиланням на Статтю 4 Закону), Уповноважена особа, Компанія, Пов'язана особа, Інструмент (платформа FaceUp), Закон. (На основі шаблону та Закону).

Викривач: Фізична особа, яка подає Повідомлення відповідно до Закону, оскільки дізналася про Підозрювані факти у зв'язку з роботою чи іншою подібною діяльністю, що виконується для Компанії (або перебуваючи у контакті з нею у зв'язку з такою діяльністю), включаючи клієнтів Компанії та користувачів платформи AreteApp.

Компанія призначає пана Владіміра Кондратенка, директора компанії, Уповноваженою особою. Контактні дані уповноваженої особи: whistleblowing{'@'}areteapp.eu та номер телефону +420 606 751 525.

Уповноважена особа відповідає всім законодавчим вимогам, встановленим у Статті 10 Закону про захист викривачів, тобто має бездоганну репутацію, є повнолітньою та має повну дієздатність. У межах своїх обов'язків вона отримує та оцінює повідомлення про потенційну протиправну поведінку, пропонує керівництву компанії коригувальні заходи для усунення виявлених недоліків, обробляє повідомлення неупереджено та об'єктивно, а також зберігає конфіденційність щодо всіх фактів, які стали відомі у зв'язку з виконанням своєї функції, відповідно до Статті 11 Закону.

Компанія гарантує, що уповноважена особа не зазнає жодних негативних дій за належне виконання своєї діяльності, що випливає з цієї функції, як передбачено Статтею 11 Закону про захист викривачів. Цей захист включає, зокрема, заборону будь-яких санкцій, дискримінації чи інших негативних наслідків, пов'язаних з належним виконанням обов'язків уповноваженої особи.

Хто може подати: Повідомлення може подати будь-яка фізична особа, яка дізналася про потенційну протиправну поведінку у зв'язку з роботою чи іншою подібною діяльністю для Компанії (або перебуваючи у контакті з нею), як визначено у Статті 2 Закону. Це прямо включає працівників (теперішніх і колишніх), кандидатів на роботу, членів органів Компанії, клієнтів та користувачів платформи AreteApp, постачальників, надавачів послуг, стажерів та інших співпрацюючих осіб.

Про що можна повідомити: Див. Предметну сферу застосування та Статтю 2 Закону. Зазначте, що це не стосується свідомо неправдивих повідомлень (Стаття 7(3) Закону). Виключіть інформацію відповідно до Статті 3 Закону.

Способи подання (Стаття 9 Закону):

• Переважний: Інструмент FaceUp: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – письмово та усно (голосове повідомлення), анонімно та неанонімно.
• Електронна пошта: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Телефон: +420 606 751 525
• Особисто: За домовленістю з Уповноваженою особою (протягом 14 днів).
• Зовнішньо: Можливість подання до Міністерства юстиції.

Зміст повідомлення: Інформація про ім'я, прізвище та дату народження, або інша інформація, з якої можна встановити особу заявника (якщо не анонімно і якщо надано), та інформація про можливу протиправну поведінку (Стаття 2(2) Закону).

Підтвердження отримання: Протягом 7 днів, з винятками (Стаття 12(2) Закону).

Облік: Ведення обліку в Інструменті FaceUp в обсязі, передбаченому Статтею 21 Закону.

Зберігання: Протягом 5 років (Стаття 21(2) Закону).

Доступ: Тільки Уповноважена особа (Стаття 21(3) Закону).

Запис усних повідомлень: Аудіозапис (за згодою) або стенограма; заявник може прокоментувати (Стаття 19 Закону).

Термін: Протягом 30 днів, з можливістю продовження двічі на 30 днів (§ 12(3) Закону).

Процедура: Уповноважена особа оцінює неупереджено, збирає інформацію і може вимагати співпраці.

Необґрунтоване повідомлення: Повідомлення викривача, інструкція щодо права подання до державного органу (§ 12(6) Закону).

Обґрунтоване повідомлення: Пропозиція коригувальних заходів Компанії (§ 12(5) Закону).

Повідомлення викривача: Інформація про результат оцінки (§ 12(3) Закону).

Прийняття: Компанія вживає відповідних заходів для усунення або запобігання протиправній ситуації (§ 9(2)(g) Закону).

Приклади: Зміна процесів, навчання, дисциплінарне провадження, припинення відносин, відшкодування збитків, подання кримінальної заяви.

Інформування викривача: Про вжиті заходи (§ 12(5) Закону).

Заборона каральних заходів: Сувора заборона будь-яких форм помсти щодо викривача та інших захищених осіб (§ 4 Закону).

Захист особистих даних: Обов'язок Уповноваженої особи зберігати конфіденційність щодо особистих даних, винятки відповідно до § 20 Закону.

Конфіденційність: Обов'язок зберігати конфіденційність щодо змісту повідомлення (§ 11, § 20 Закону).

Обробка персональних даних відповідно до GDPR та Політики захисту персональних даних Компанії. Інформування викривачів про обробку.

Компанія забезпечує доступність цієї Директиви та інформації про викриття порушень для всіх відповідних осіб (наприклад, в інтранеті, на веб-сайті).

Компанія забезпечує навчання працівників та Уповноваженої особи.

Ця Директива набуває чинності 25.05.2025