AML-politik for Umarutti s.r.o.

Selskabet UMARUTTI s.r.o. (herefter „Selskabet“ eller „vi“) er fuldt ud forpligtet til at forebygge, at dets forretningsaktiviteter og platformen AreteApp (herefter „Platformen“) anvendes til hvidvask af udbytte fra strafbare handlinger (hvidvask) og finansiering af terrorisme. Denne forpligtelse er i overensstemmelse med vores etiske principper, som defineret i Selskabets etiske kodeks, samt vores lovmæssige forpligtelser, navnlig forpligtelserne i henhold til lov nr. 253/2008 Sb. om visse foranstaltninger mod hvidvask af udbytte fra strafbare handlinger og finansiering af terrorisme. I branchen for handel med diamanter, ædelsten og smykker, som kan være udsat for forhøjede risici, anser vi gennemsigtige og robuste AML-foranstaltninger for afgørende for at opbygge og fastholde tilliden hos vores kunder og forretningspartnere. Offentliggørelsen af denne politik er et udtryk for vores proaktive tilgang til styringen af disse risici.

Formålet med denne AML-politik (herefter „Politikken“) er at informere vores kunder, forretningspartnere og offentligheden om de grundlæggende principper og foranstaltninger, som Selskabet anvender i kampen mod hvidvask og finansiering af terrorisme. Politikken beskriver vores status som forpligtet enhed og de generelle forpligtelser, der følger heraf for os og for vores kunder. En klart formuleret og offentligt tilgængelig AML-politik kan også bidrage til et mere smidigt forløb af internationale transaktioner, idet udenlandske partnere og finansielle institutioner ofte kræver dokumentation for robuste AML-foranstaltninger, hvilket kan forenkle deres due diligence-processer og potentielt fremskynde transaktioner. Denne Politik er offentligt tilgængelig på Platformens hjemmeside.

Denne Politik gælder for alt engrossalg af diamanter, ædelsten, smykker og andre varer (som defineret i Selskabets handelsbetingelser) gennemført af Selskabet, herunder transaktioner gennemført via Platformen AreteApp og via andre kommunikationsmidler.

Det er vigtigt at understrege, at denne Politik ikke indeholder detaljerede interne procedurer, kontrolmekanismer og risikovurderingssystemer, som Selskabet anvender ved AML-screening. Disse interne processer anses for fortrolige oplysninger, og offentliggørelse heraf kunne kompromittere effektiviteten af vores AML-foranstaltninger.

Til formålene med denne Politik og for en bedre forståelse af vores AML-forpligtelser er følgende definitioner og retlige ramme centrale. For den fulde ordlyd af de retlige definitioner og opdaterede oplysninger anbefaler vi at konsultere den gældende ordlyd af lov nr. 253/2008 Sb. om visse foranstaltninger mod hvidvask af udbytte fra strafbare handlinger og finansiering af terrorisme (AML-loven) samt officielle kilder fra Finanční analytický úřad (FAÚ), f.eks. hjemmesiden www.fau.gov.cz.

Selskabet UMARUTTI s.r.o. anvender følgende grundlæggende principper og foranstaltninger som led i sin AML-politik:

Effektiv gennemførelse af identifikation og kundekontrol, fastlæggelse af den reelle ejer, kontrol af politisk eksponerede personer og overvågning af transaktioner er indbyrdes forbundne processer. En mangel på et af disse områder kan svække Selskabets samlede AML-forsvar.

For en effektiv gennemførelse af vores AML-politik og lovbestemte forpligtelser er aktiv medvirken fra vores kunder nødvendig. Selskabets kunder er forpligtet til at:

• Give oplysninger og dokumenter: Efter anmodning fra Selskabet at give alle oplysninger og fremlægge gyldige dokumenter, som er nødvendige for at gennemføre identifikation og kundekontrol i overensstemmelse med AML-loven og Selskabets interne krav. Dette omfatter blandt andet oplysninger om deres identitet, identiteten af den reelle ejer (hvis kunden er en juridisk person eller en trustfond), formålet med og den tilsigtede karakter af transaktionen eller forretningsforholdet, kilden til midlerne samt andre relevante oplysninger.
• Sikre oplysningernes rigtighed og fuldstændighed: Kunderne bærer det fulde ansvar for rigtigheden, fuldstændigheden og aktualiteten af alle oplysninger og dokumenter, der gives til Selskabet. Afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger kan føre til øjeblikkeligt ophør af forretningsforholdet og eventuelle yderligere retlige skridt.
• Oplyse om ændringer: Uden unødigt ophold at informere Selskabet om enhver ændring i de oplysninger, der er givet i forbindelse med identifikation og kundekontrol, og som kan påvirke vurderingen af AML-risici eller aktualiteten af de oplysninger, der opbevares (f.eks. ændring af den reelle ejer, ændring af hjemsted, ændring af kontaktoplysninger for bemyndigede personer).
• Yde medvirken ved fysisk identifikation: I tilfælde, hvor AML-loven eller Selskabets interne procedurer kræver det (for eksempel hvis fjernidentifikation ikke kan gennemføres, eller ved forhøjet risiko), kan kunden (eller en person, der er bemyndiget til at handle på kundens vegne) blive anmodet om personligt at møde op på et sted angivet af Selskabet med henblik på gennemførelse af fysisk identifikation.
• Overholde sanktionsbestemmelser: Kunderne er forpligtet til at overholde alle bestemmelser vedrørende internationale sanktioner, som nærmere specificeret i Artikel 17 (Sanktionsklausul) i Selskabets Forretningsbetingelser.

Konsekvent håndhævelse af disse forpligtelser og afvisning af transaktioner i tilfælde af kundens manglende medvirken er et centralt afskrækkende element over for potentielt risikofyldte enheder og bidrager til at opretholde integriteten af vores kundeportefølje.

Selskabet opbevarer alle oplysninger og dokumenter, der er indhentet som led i opfyldelsen af forpligtelserne efter AML-loven, i den periode, der er fastsat i denne lov. Dette omfatter navnlig:

• Kundens identifikationsoplysninger og oplysninger om personer, der handler på kundens vegne.
• Kopier af dokumenter fremlagt til identifikation (hvis de er blevet indhentet i overensstemmelse med § 8, stk. 11 i AML-loven og FAÚ’s metodiske vejledning nr. 8).
• Oplysninger og kopier af dokumenter indhentet som led i kundekontrol, herunder oplysninger om den reelle ejer, formålet og karakteren af transaktionen samt midlernes oprindelse.
• Registreringer af gennemførte transaktioner.
• Tilhørende forretningskorrespondance.

Den standardmæssige opbevaringsperiode for disse registreringer er 10 år fra gennemførelsen af en transaktion uden for et forretningsforhold eller fra ophøret af forretningsforholdet med kunden, medmindre AML-loven fastsætter andet. Den lange opbevaringsperiode understreger alvoren af AML-forpligtelserne og det potentielle behov for efterfølgende sporing af transaktioner med henblik på efterforskning foretaget af retshåndhævende myndigheder eller FAÚ. For Selskabet betyder dette et behov for at have robuste og sikre systemer etableret til arkivering og datastyring.

Ved indsamling, behandling og opbevaring af personoplysninger med henblik på opfyldelse af forpligtelser i henhold til AML-loven handler Selskabet i fuld overensstemmelse med gældende regler om beskyttelse af personoplysninger, navnlig Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (GDPR) samt lov nr. 110/2019 Sb. om behandling af personoplysninger, med senere ændringer.

Detaljerede oplysninger om, hvordan Selskabet behandler personoplysninger, herunder behandlingsformål, retsgrundlag, kategorier af behandlede oplysninger, opbevaringsperioder og de registreredes rettigheder, fremgår af et særskilt dokument „AreteApp’s politik for beskyttelse af personoplysninger“, som er tilgængeligt på Platformen.

Det er vigtigt at bemærke, at opfyldelsen af visse forpligtelser i henhold til AML-loven (for eksempel tavshedspligten vedrørende indgivelse af en anmeldelse om mistænkelig transaktion i henhold til § 38 i AML-loven eller proceduren i henhold til § 9b i AML-loven om ikke at gennemføre kundekontrol for at undgå at forpurre en undersøgelse) kan have forrang frem for visse af de registreredes rettigheder efter GDPR (f.eks. retten til information om behandlingen eller retten til indsigt), for at formålet med AML-foranstaltningerne og en eventuel igangværende undersøgelse ikke forspildes. Selskabet skal internt omhyggeligt afveje disse forpligtelser og uddanne medarbejdere, så de korrekt kan kommunikere med kunder om behandlingen af deres oplysninger til AML-formål uden utilsigtet at afsløre følsomme oplysninger (såkaldt "tipping-off").

Selskabet UMARUTTI s.r.o. har i overensstemmelse med lov nr. 171/2023 Sb. om beskyttelse af whistleblowere etableret et internt indberetningssystem. Dette system gør det muligt for Selskabets medarbejdere, dets kunder, leverandører og andre relevante personer sikkert, fortroligt og eventuelt også anonymt at indberette mistanke om ulovlig adfærd, som Selskabet eller dets repræsentanter kan have begået, herunder overtrædelser på AML/CFT-området.

Indarbejdelsen af en whistleblowing-mekanisme i den offentlige AML-politik demonstrerer vores forpligtelse til intern kontrol og vilje til proaktivt at håndtere potentielle problemer. Detaljerede oplysninger om, hvordan indberetninger indgives, proceduren for deres behandling og beskyttelsen af whistleblowere er tilgængelige på Selskabets hjemmeside. Et effektivt whistleblowing-system kan hjælpe Selskabet med at identificere og mitigere AML-risici, før de eskalerer til større problemer eller regulatoriske indgreb, og bidrager dermed til Selskabets overordnede integritet og etiske adfærd.

Denne AML-politik gennemgås og opdateres regelmæssigt af Selskabet, mindst én gang årligt, eller oftere, hvis det kræves af ændringer i relevant lovgivning, regulatoriske krav, FAÚ’s metodiske vejledninger, eller hvis der sker væsentlige ændringer i Selskabets forretningsaktiviteter eller i udviklingen af risici vedrørende hvidvask af penge og finansiering af terrorisme. Forpligtelsen til regelmæssig opdatering af politikken afspejler den dynamiske karakter af AML-regulering og -risici.

Den aktuelle version af denne politik er altid tilgængelig på AreteApp-platformens hjemmeside. Opdateringsprocessen kræver en intern mekanisme til overvågning af lovgivningsændringer og revurdering af risici, hvilket er en del af Selskabets robuste compliance management-system.

Hvis du har spørgsmål vedrørende denne AML-politik eller vores procedurer på området for bekæmpelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme, bedes du kontakte os på:

Vi gør opmærksom på, at Selskabet i overensstemmelse med § 38 i AML-loven og andre relevante bestemmelser muligvis ikke er berettiget til at give oplysninger om konkrete skridt taget i relation til mistænkelige transaktioner, om indgivne anmeldelser om mistænkelige transaktioner eller om igangværende undersøgelser foretaget af Finanční analytický úřad eller retshåndhævende myndigheder. Det personale, der er bemyndiget til at besvare henvendelser vedrørende AML-politikken, er behørigt oplært i indholdet af denne politik samt i de lovbestemte grænser for videregivelse af oplysninger.