UMARUTTI S.R.O.'S RETNINGSLINJE OM HÅNDTERING AF INDBERETNINGER

Formål: At fastsætte regler og procedurer for indgivelse, modtagelse, vurdering og håndtering af indberetninger om mulig ulovlig adfærd i Umarutti s.r.o. (herefter "Selskabet") samt at sikre beskyttelse af whistleblowere i overensstemmelse med lov nr. 171/2023 Sb. (herefter "Loven").

Personelt anvendelsesområde: Denne Retningslinje fastsætter rettigheder og pligter for Selskabet, den Kompetente person og Whistlebloweren. Whistleblowere kan især (men ikke kun) være medarbejdere (nuværende og tidligere), jobansøgere, medlemmer af selskabsorganer, klienter og brugere af AreteApp-platformen, leverandører, tjenesteydere, praktikanter og andre personer, som for Selskabet udfører eller har udført arbejde eller anden tilsvarende aktivitet, eller som har været eller er i kontakt med Selskabet i forbindelse med en sådan aktivitet, i overensstemmelse med § 2 i Loven.

Sagligt anvendelsesområde: Regulerer hele processen fra indgivelse til håndtering af indberetningen.

Tidsmæssigt anvendelsesområde: Gælder for indberetninger vedrørende handlinger uanset hvornår de fandt sted.

Her defineres centrale begreber såsom: Whistleblower, Indberetning, Ulovlig handling (med henvisning til § 2 i Loven), Repressalie (med henvisning til § 4 i Loven), Kompetent person, Selskabet, Nærtstående person, Værktøj (FaceUp-platformen), Loven. (Tag udgangspunkt i skabelonen og Loven).

Whistleblower: En fysisk person, der foretager en Indberetning i henhold til Loven, fordi vedkommende har fået kendskab til Mistænkelige forhold i forbindelse med arbejde eller anden tilsvarende aktivitet udført for Selskabet (eller hvor vedkommende har været i kontakt med Selskabet i forbindelse med en sådan aktivitet), herunder Selskabets klienter og brugere af AreteApp-platformen.

Selskabet udpeger som Kompetent person hr. Vladimír Kondratěnko, selskabets direktør. Kontaktoplysningerne for den kompetente person er whistleblowing{'@'}areteapp.eu og telefonnummer +420 606 751 525.

Den kompetente person opfylder alle lovkrav fastsat i § 10 i loven om beskyttelse af whistleblowere, dvs. er ustraffet, myndig og fuldt retshabil. Som led i sine pligter modtager og vurderer vedkommende indberetninger om mulig ulovlig adfærd, foreslår selskabets ledelse afhjælpende foranstaltninger til at udbedre konstaterede mangler, behandler indberetninger upartisk og objektivt og iagttager tavshedspligt om alle forhold, som vedkommende får kendskab til i forbindelse med udøvelsen af sin funktion, i overensstemmelse med § 11 i loven.

Selskabet garanterer, at den kompetente person ikke på nogen måde vil blive sanktioneret for korrekt udførelse af sine opgaver, der følger af denne funktion, som fastsat i § 11 i loven om beskyttelse af whistleblowere. Denne beskyttelse omfatter navnlig forbud mod enhver form for sanktioner, diskrimination eller andre negative konsekvenser i forbindelse med korrekt opfyldelse af den kompetente persons pligter.

Hvem kan indgive: En indberetning kan indgives af enhver fysisk person, som har fået kendskab til mulig ulovlig adfærd i forbindelse med arbejde eller anden tilsvarende aktivitet for Selskabet (eller i kontakt med Selskabet), som defineret i § 2 i Loven. Dette omfatter udtrykkeligt medarbejdere (nuværende og tidligere), jobansøgere, medlemmer af Selskabets organer, klienter og brugere af AreteApp-platformen, leverandører, tjenesteydere, praktikanter og andre samarbejdende personer.

Hvad kan indgives: Se Sagligt anvendelsesområde og § 2 i Loven. Nævn, at dette ikke omfatter bevidst urigtige indberetninger (§ 7, stk. 3, i Loven). Udeluk oplysninger i henhold til § 3 i Loven.

Indgivelsesmetoder (§ 9 i Loven):

• Foretrukken: FaceUp-værktøj: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – skriftligt og mundtligt (talebesked), anonymt og ikke-anonymt.
• E-mail: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Telefon: +420 606 751 525
• Personligt: Efter aftale med den kompetente person (inden for 14 dage).
• Eksternt: Mulighed for at indgive til Justitsministeriet.

Indhold af indberetningen: Oplysninger om fornavn, efternavn og fødselsdato eller andre oplysninger, hvoraf indberetterens identitet kan udledes (hvis indberetningen ikke er anonym, og oplysningerne er angivet), samt oplysninger om mulig ulovlig handling (§ 2, stk. 2, i loven).

Bekræftelse af modtagelse: Inden for 7 dage, med undtagelser (§ 12, stk. 2, i loven).

Registrering: Føring af registrering i FaceUp-værktøjet i det omfang, der følger af § 21 i loven.

Opbevaring: I en periode på 5 år (§ 21, stk. 2, i loven).

Adgang: Kun den kompetente person (§ 21, stk. 3, i loven).

Registrering af mundtlige indberetninger: Optagelse (med samtykke) eller udskrift, mulighed for indberetterens udtalelse (§ 19 i loven).

Frist: Inden for 30 dage, mulighed for forlængelse 2x med 30 dage (§ 12, stk. 3 i Loven).

Procedure: Den kompetente person vurderer upartisk, indsamler oplysninger og kan anmode om samarbejde.

Ubegrundet indberetning: Underretning af whistlebloweren, vejledning om retten til at indgive til en offentlig myndighed (§ 12, stk. 6 i Loven).

Begrundet indberetning: Forslag til afhjælpende foranstaltninger for Selskabet (§ 12, stk. 5 i Loven).

Underretning af whistlebloweren: Oplysninger om resultatet af vurderingen (§ 12, stk. 3 i Loven).

Vedtagelse: Selskabet vil træffe passende foranstaltninger til at afhjælpe eller forebygge en ulovlig tilstand (§ 9, stk. 2, litra g) i Loven).

Eksempler: Ændring af processer, uddannelse, disciplinærsag, ophør af forholdet, erstatning for skade, indgivelse af politianmeldelse.

Information til whistlebloweren: Om de trufne foranstaltninger (§ 12, stk. 5 i Loven).

Forbud mod repressalier: Strengt forbud mod enhver form for repressalier mod whistlebloweren og andre beskyttede personer (§ 4 i Loven).

Beskyttelse af identitet: Den kompetente persons pligt til at bevare tavshed om identiteten, undtagelser i henhold til § 20 i Loven.

Fortrolighed: Pligt til at bevare tavshed om indholdet af indberetningen (§ 11, § 20 i Loven).

Behandling af personoplysninger i overensstemmelse med GDPR og Selskabets principper for beskyttelse af personoplysninger. Information til whistleblowere om behandlingen.

Selskabet sikrer, at denne Retningslinje og oplysninger om whistleblowing er tilgængelige for alle relevante personer (f.eks. på intranettet, på hjemmesiden).

Selskabet sikrer uddannelse af medarbejdere og den Kompetente person.

Retningslinjens ikrafttræden pr. 25.05.2025