UMARUTTI S.R.O. -YHTIÖN ILMOITUSTEN KÄSITTELYÄ KOSKEVA OHJE

Tarkoitus: Määrittää säännöt ja menettelytavat ilmoitusten tekemiselle, vastaanottamiselle, arvioinnille ja käsittelylle Umarutti s.r.o. -yhtiössä (jäljempänä "Yhtiö") mahdollisesta lainvastaisesta toiminnasta sekä varmistaa ilmoittajien suoja lain nro 171/2023 Sb. (jäljempänä "Laki") mukaisesti.

Henkilöllinen soveltamisala: Tässä ohjeessa määritellään Yhtiön, toimivaltaisen henkilön ja ilmoittajan oikeudet ja velvollisuudet. Ilmoittajia voivat olla erityisesti (mutta eivät ainoastaan) työntekijät (nykyiset ja entiset), työnhakijat, toimielinten jäsenet, asiakkaat ja AreteApp-alustan käyttäjät, toimittajat, palveluntarjoajat, harjoittelijat sekä muut henkilöt, jotka tekevät tai ovat tehneet Yhtiölle työtä tai vastaavaa toimintaa tai jotka ovat olleet tai ovat yhteydessä Yhtiöön tällaisen toiminnan yhteydessä, lain § 2:n mukaisesti.

Asiallinen soveltamisala: Sääntelee koko prosessin ilmoituksen tekemisestä sen käsittelyyn.

Ajallinen soveltamisala: Koskee ilmoituksia, jotka liittyvät toimintaan riippumatta siitä, milloin se on tapahtunut.

Tässä määritellään keskeiset käsitteet, kuten: Ilmoittaja, Ilmoitus, Lainvastainen toiminta (viittauksella lain § 2:een), Vastatoimi (viittauksella lain § 4:ään), Toimivaltainen henkilö, Yhtiö, Läheinen henkilö, Työkalu (FaceUp-alusta), Laki. (Perustuen malliin ja Lakiin).

Ilmoittaja: Luonnollinen henkilö, joka tekee Lain mukaisen Ilmoituksen, koska hän on saanut tiedon epäillyistä seikoista työn tai muun vastaavan Yhtiölle tehdyn toiminnan yhteydessä (tai ollessaan yhteydessä Yhtiöön tällaisen toiminnan yhteydessä), mukaan lukien Yhtiön asiakkaat ja AreteApp-alustan käyttäjät.

Yhtiö nimeää toimivaltaiseksi henkilöksi yhtiön toimitusjohtajan, herra Vladimír Kondratěnkan. Toimivaltaisen henkilön yhteystiedot ovat whistleblowing{'@'}areteapp.eu ja puhelinnumero +420 606 751 525.

Toimivaltainen henkilö täyttää kaikki ilmoittajansuojelulain § 10:ssä asetetut lakisääteiset vaatimukset, eli hän on nuhteeton, täysi-ikäinen ja täysivaltainen. Tehtäviensä puitteissa hän vastaanottaa ja arvioi ilmoituksia mahdollisesta lainvastaisesta toiminnasta, ehdottaa yhtiön johdolle korjaavia toimenpiteitä havaittujen puutteiden poistamiseksi, käsittelee ilmoituksia puolueettomasti ja objektiivisesti sekä noudattaa salassapitovelvollisuutta kaikista seikoista, joista hän saa tiedon tehtäväänsä hoitaessaan, lain § 11:n mukaisesti.

Yhtiö takaa, ettei toimivaltaista henkilöä rangaista millään tavoin tämän tehtävästä johtuvan toimintansa asianmukaisesta hoitamisesta, kuten ilmoittajansuojelulain § 11:ssä säädetään. Tämä suoja sisältää erityisesti kaikenlaisten seuraamusten, syrjinnän tai muiden kielteisten seurausten kiellon, jotka liittyvät toimivaltaisen henkilön velvollisuuksien asianmukaiseen täyttämiseen.

Kuka voi tehdä ilmoituksen: Ilmoituksen voi tehdä kuka tahansa luonnollinen henkilö, joka on saanut tiedon mahdollisesta lainvastaisesta toiminnasta työn tai muun vastaavan Yhtiölle tehdyn toiminnan yhteydessä (tai ollessaan yhteydessä Yhtiöön), kuten lain § 2:ssa määritellään. Tämä kattaa nimenomaisesti työntekijät (nykyiset ja entiset), työnhakijat, Yhtiön toimielinten jäsenet, asiakkaat ja AreteApp-alustan käyttäjät, toimittajat, palveluntarjoajat, harjoittelijat sekä muut yhteistyökumppanit.

Mitä voidaan ilmoittaa: Ks. asiallinen soveltamisala ja lain § 2. Mainittava, ettei se koske tietoisesti perättömiä ilmoituksia (lain § 7 mom. 3). Suljettava pois lain § 3:n mukaiset tiedot.

Ilmoittamistavat (lain § 9):

• Ensisijainen: FaceUp-työkalu: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – kirjallisesti ja suullisesti (ääniviesti), anonyymisti ja ei-anonyymisti.
• Sähköposti: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Puhelin: +420 606 751 525
• Henkilökohtaisesti: Sopimalla asiasta toimivaltaisen henkilön kanssa (14 päivän kuluessa).
• Ulkopuolisesti: Mahdollisuus tehdä ilmoitus oikeusministeriölle.

Ilmoituksen sisältö: Tiedot etunimestä, sukunimestä ja syntymäajasta tai muut tiedot, joiden perusteella ilmoittajan henkilöllisyys voidaan päätellä (jos ilmoitus ei ole anonyymi ja tiedot on annettu), sekä tiedot mahdollisesta lainvastaisesta menettelystä (§ 2 mom. 2 Lain).

Vastaanoton vahvistus: 7 päivän kuluessa, poikkeuksin (§ 12 mom. 2 Lain).

Rekisteröinti: Rekisterin pitäminen FaceUp-työkalussa § 21 Lain mukaisessa laajuudessa.

Säilyttäminen: 5 vuoden ajan (§ 21 mom. 2 Lain).

Pääsy: Vain toimivaltainen henkilö (§ 21 mom. 3 Lain).

Suullisten ilmoitusten tallentaminen: Äänite (suostumuksella) tai litterointi; ilmoittajalla on mahdollisuus esittää kannanottonsa (§ 19 Lain).

Määräaika: 30 päivän kuluessa, mahdollisuus pidentää 2x 30 päivällä (§ 12 mom. 3 Lain mukaan).

Menettely: Toimivaltainen henkilö arvioi puolueettomasti, kerää tietoja ja voi pyytää yhteistyötä.

Perusteeton ilmoitus: Ilmoittajan informointi, ohjeistus oikeudesta tehdä ilmoitus viranomaiselle (§ 12 mom. 6 Lain mukaan).

Perusteltu ilmoitus: Ehdotus Yhtiön korjaavista toimenpiteistä (§ 12 mom. 5 Lain mukaan).

Ilmoittajan informointi: Tieto arvioinnin tuloksesta (§ 12 mom. 3 Lain mukaan).

Toteuttaminen: Yhtiö toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet laittoman tilan korjaamiseksi tai sen ehkäisemiseksi (§ 9 mom. 2 kohta g) Lain mukaan).

Esimerkkejä: Prosessien muuttaminen, koulutus, kurinpitomenettely, suhteen päättäminen, vahingonkorvaus, rikosilmoituksen tekeminen.

Ilmoittajan informointi: Toteutetuista toimenpiteistä (§ 12 mom. 5 Lain mukaan).

Vastatoimien kielto: Tiukka kielto kaikenlaisille vastatoimille ilmoittajaa ja muita suojattuja henkilöitä kohtaan (§ 4 Lain mukaan).

Henkilöllisyyden suoja: Toimivaltaisen henkilön velvollisuus pitää ilmoittajan henkilöllisyys salassa, poikkeukset § 20 Lain mukaan.

Luottamuksellisuus: Velvollisuus pitää ilmoituksen sisältö salassa (§ 11, § 20 Lain mukaan).

Henkilötietojen käsittely GDPR:n ja Yhtiön henkilötietojen suojaa koskevien periaatteiden mukaisesti. Ilmoittajien informointi käsittelystä.

Yhtiö varmistaa, että tämä Ohjeistus ja tiedot whistleblowingista ovat kaikkien asiaankuuluvien henkilöiden saatavilla (esim. intranetissä, verkkosivuilla).

Yhtiö järjestää koulutusta työntekijöille ja Toimivaltaiselle henkilölle.

Ohjeistuksen voimaantulo 25.05.2025