AZ UMARUTTI S.R.O. TÁRSASÁG BEJELENTÉSEK KEZELÉSÉRE VONATKOZÓ SZABÁLYZATA

Cél: Szabályok és eljárások meghatározása a Umarutti s.r.o. társaságnál (a továbbiakban: „Társaság”) a lehetséges jogellenes magatartásra vonatkozó bejelentések megtételére, fogadására, értékelésére és kezelésére, valamint a bejelentők védelmének biztosítása a 171/2023. sz. törvénnyel (a továbbiakban: „Törvény”) összhangban.

Személyi hatály: Jelen Szabályzat meghatározza a Társaság, az Illetékes személy és a Bejelentő jogait és kötelezettségeit. Bejelentő lehet különösen (de nem kizárólag) a munkavállaló (jelenlegi és volt), az álláspályázó, a szervek tagja, a Társaság ügyfele és az AreteApp platform felhasználója, a beszállító, a szolgáltató, a gyakornok, valamint egyéb személy, aki a Társaság számára munkát vagy ahhoz hasonló tevékenységet végez vagy végzett, illetve aki ilyen tevékenységgel összefüggésben a Társasággal kapcsolatban állt vagy áll, a Törvény 2. §-ának megfelelően.

Tárgyi hatály: A bejelentés benyújtásától annak kezeléséig terjedő teljes folyamatot szabályozza.

Időbeli hatály: A magatartásra vonatkozó bejelentésekre attól függetlenül alkalmazandó, hogy az mikor történt.

Itt kerülnek meghatározásra a kulcsfogalmak, mint például: Bejelentő, Bejelentés, Jogellenes magatartás (a Törvény 2. §-ára hivatkozással), Megtorló intézkedés (a Törvény 4. §-ára hivatkozással), Illetékes személy, Társaság, Kapcsolt személy, Eszköz (FaceUp platform), Törvény. (A mintából és a Törvényből kiindulva).

Bejelentő: Az a természetes személy, aki a Törvény szerint Bejelentést tesz, mivel a Gyanús tényekről a Társaság számára végzett munka vagy más hasonló tevékenység kapcsán szerzett tudomást (vagy ilyen tevékenységgel összefüggésben kapcsolatban állt vele), ideértve a Társaság ügyfeleit és az AreteApp platform felhasználóit is.

A Társaság Illetékes személyként Vladimír Kondratěnek urat, a társaság ügyvezetőjét jelöli ki. Az illetékes személy elérhetőségei: whistleblowing{'@'}areteapp.eu és a +420 606 751 525 telefonszám.

Az illetékes személy megfelel a bejelentők védelméről szóló törvény 10. §-ában meghatározott valamennyi jogszabályi követelménynek, azaz büntetlen előéletű, nagykorú és teljes cselekvőképességgel rendelkezik. Feladatai keretében fogadja és értékeli a lehetséges jogellenes magatartásra vonatkozó bejelentéseket, a feltárt hiányosságok megszüntetésére irányuló korrekciós intézkedéseket javasol a társaság vezetésének, a bejelentések intézése során pártatlanul és objektíven jár el, és a feladata ellátásával összefüggésben tudomására jutott valamennyi tényről titoktartást tanúsít, a törvény 11. §-ának megfelelően.

A Társaság garantálja, hogy az illetékes személyt a bejelentők védelméről szóló törvény 11. §-a szerint nem éri semmilyen hátrány a jelen tisztségből eredő tevékenységének szabályszerű ellátása miatt. E védelem különösen magában foglalja bármilyen szankció, diszkrimináció vagy egyéb, az illetékes személy kötelezettségeinek szabályszerű teljesítésével összefüggő negatív következmény tilalmát.

Ki tehet bejelentést: Bejelentést bármely természetes személy tehet, aki a lehetséges jogellenes magatartásról a Társaság számára végzett munka vagy más hasonló tevékenység kapcsán (vagy a Társasággal fennálló kapcsolat során) szerzett tudomást, a Törvény 2. §-ában meghatározottak szerint. Ez kifejezetten magában foglalja a munkavállalókat (jelenlegi és volt), az álláspályázókat, a Társaság szerveinek tagjait, az ügyfeleket és az AreteApp platform felhasználóit, a beszállítókat, a szolgáltatókat, a gyakornokokat és egyéb együttműködő személyeket.

Mit lehet bejelenteni: Lásd a tárgyi hatályt és a Törvény 2. §-át. Meg kell említeni, hogy a tudatosan valótlan bejelentésekre nem terjed ki (a Törvény 7. § (3) bekezdése). Ki kell zárni a Törvény 3. §-a szerinti információkat.

A bejelentés módjai (a Törvény 9. §-a):

• Előnyben részesített: FaceUp eszköz: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – írásban és szóban (hangüzenet), anonim és nem anonim módon is.
• E-mail: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Telefon: +420 606 751 525
• Személyesen: A kijelölt személlyel történő egyeztetés alapján (14 napon belül).
• Külsőleg: Bejelentés benyújtásának lehetősége az Igazságügyi Minisztériumnál.

A bejelentés tartalma: A bejelentő vezetéknevére, utónevére és születési dátumára vonatkozó adatok, vagy egyéb adatok, amelyek alapján a bejelentő személyazonossága megállapítható (amennyiben nem anonim, és ezek megadásra kerülnek), valamint a lehetséges jogellenes cselekményre vonatkozó információk (§ 2 (2) bekezdés a Törvényben).

Átvétel visszaigazolása: 7 napon belül, kivételekkel (§ 12 (2) bekezdés a Törvényben).

Nyilvántartás: Nyilvántartás vezetése a FaceUp eszközben a Törvény § 21 szerinti terjedelemben.

Megőrzés: 5 évig (§ 21 (2) bekezdés a Törvényben).

Hozzáférés: Kizárólag a kijelölt személy (§ 21 (3) bekezdés a Törvényben).

A szóbeli bejelentések rögzítése: Hangfelvétel (hozzájárulással) vagy jegyzőkönyv, a bejelentő nyilatkozattételi lehetősége (§ 19 a Törvényben).

Határidő: 30 napon belül, 2x 30 nappal történő meghosszabbítás lehetőségével (§ 12 (3) bekezdés a Törvény szerint).

Eljárás: Az illetékes személy pártatlanul értékeli, információkat gyűjt, együttműködést kérhet.

Megalapozatlan bejelentés: A bejelentő értesítése, tájékoztatás a hatóságnál történő bejelentés benyújtásához való jogról (§ 12 (6) bekezdés a Törvény szerint).

Megalapozott bejelentés: A Társaság helyreállító intézkedéseire vonatkozó javaslat (§ 12 (5) bekezdés a Törvény szerint).

A bejelentő értesítése: Tájékoztatás az értékelés eredményéről (§ 12 (3) bekezdés a Törvény szerint).

Elfogadás: A Társaság megfelelő intézkedéseket fogad el a jogellenes állapot megszüntetése vagy megelőzése érdekében (§ 9 (2) bekezdés g) pont a Törvény szerint).

Példák: Folyamatok módosítása, képzés, fegyelmi eljárás, a jogviszony megszüntetése, kár megtérítése, büntető feljelentés megtétele.

A bejelentő tájékoztatása: Az elfogadott intézkedésekről (§ 12 (5) bekezdés a Törvény szerint).

A megtorló intézkedések tilalma: A bejelentővel és más védett személyekkel szembeni bármilyen megtorlás bármely formájának szigorú tilalma (§ 4 a Törvény szerint).

A személyazonosság védelme: Az illetékes személy kötelezettsége a személyazonosság titokban tartására, a Törvény 20. §-a szerinti kivételekkel.

Bizalmas kezelés: A bejelentés tartalmára vonatkozó titoktartási kötelezettség (§ 11, § 20 a Törvény szerint).

A személyes adatok kezelése a GDPR-ral és a Társaság Adatvédelmi Szabályzatával összhangban. A bejelentők tájékoztatása az adatkezelésről.

A Társaság biztosítja, hogy ez az Irányelv és a visszaélés-bejelentéssel kapcsolatos információk minden releváns személy számára elérhetők legyenek (pl. az intraneten, a weboldalon).

A Társaság biztosítja a munkavállalók és az Illetékes személy képzését.

Az irányelv hatálybalépése: 25.05.2025