Politica AML della società Umarutti s.r.o.

Data di entrata in vigore: 25.05.2025

1. Introduzione e Finalità della Politica

La società UMARUTTI s.r.o. (di seguito „Società“ o „noi“) è pienamente impegnata a prevenire l’utilizzo delle proprie attività commerciali e della piattaforma AreteApp (di seguito „Piattaforma“) per la legalizzazione dei proventi di attività criminose (riciclaggio di denaro) e il finanziamento del terrorismo. Tale impegno è in linea con i nostri principi etici, come definiti nel Codice Etico della Società, e con gli obblighi di legge, in particolare quelli derivanti dalla legge n. 253/2008 Coll., su alcune misure contro la legalizzazione dei proventi di attività criminose e il finanziamento del terrorismo. Nel settore del commercio di diamanti, pietre preziose e gioielli, che può essere esposto a rischi elevati, consideriamo misure AML trasparenti e robuste fondamentali per costruire e mantenere la fiducia dei nostri clienti e partner commerciali. La pubblicazione di questa politica è espressione del nostro approccio proattivo alla gestione di tali rischi.

Lo scopo della presente politica AML (di seguito „Politica“) è informare i nostri clienti, partner commerciali e il pubblico sui principi di base e sulle misure che la Società applica nella lotta contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo. La Politica descrive la nostra posizione di soggetto obbligato e gli obblighi generali che ne derivano per noi e per i nostri clienti. Una politica AML chiaramente formulata e pubblicamente disponibile può inoltre contribuire a un più agevole svolgimento delle transazioni internazionali, poiché i partner esteri e le istituzioni finanziarie richiedono spesso evidenza di misure AML robuste, il che può semplificare i loro processi di adeguata verifica e potenzialmente accelerare le transazioni. La presente Politica è pubblicamente disponibile sul sito web della Piattaforma.

La presente Politica si applica a tutte le vendite all’ingrosso di diamanti, pietre preziose, gioielli e altri beni (come definiti nei Termini e Condizioni della Società) effettuate dalla Società, incluse le transazioni realizzate tramite la Piattaforma AreteApp e mediante altri mezzi di comunicazione.

È importante sottolineare che la presente Politica non contiene procedure interne dettagliate, meccanismi di controllo e sistemi di valutazione del rischio che la Società applica nell’ambito delle verifiche AML. Tali processi interni sono considerati informazioni riservate e la loro divulgazione potrebbe compromettere l’efficacia delle nostre misure AML.

2. Quadro Giuridico e Definizioni

Ai fini della presente Politica e per una migliore comprensione dei nostri obblighi in materia di AML, sono fondamentali le seguenti definizioni e il quadro giuridico. Per il testo integrale delle definizioni legali e per informazioni aggiornate, raccomandiamo di consultare la versione vigente della legge n. 253/2008 Coll., su alcune misure contro la legalizzazione dei proventi di attività criminose e il finanziamento del terrorismo (legge AML), nonché le fonti ufficiali dell’Ufficio di analisi finanziaria (FAÚ), ad esempio il sito web www.fau.gov.cz.

Definizioni di base:

Legalizzazione dei proventi di attività criminose (riciclaggio di denaro): In termini semplificati, si tratta di condotte volte a occultare l’origine illecita di beni al fine di creare l’apparenza della loro acquisizione legittima.
Finanziamento del terrorismo: In termini semplificati, comprende la raccolta o la messa a disposizione di fondi con la consapevolezza che saranno utilizzati per attività terroristiche.

Principali disposizioni normative:

Le nostre procedure AML/CFT sono disciplinate principalmente dalla legge n. 253/2008 Coll., su alcune misure contro la legalizzazione dei proventi di attività criminose e il finanziamento del terrorismo, e successive modifiche (di seguito „legge AML“), nonché da altre disposizioni normative correlate della Repubblica Ceca e dai regolamenti dell’Unione europea direttamente applicabili.

La nostra Società come Soggetto Obbligato:

La società UMARUTTI s.r.o. è un soggetto obbligato ai sensi dell’art. 2, par. 1, lett. n) della legge AML. Tale qualificazione deriva dalla nostra attività di commerciante di metalli preziosi o pietre preziose, come specificati nell’Allegato n. 1 della legge AML (che include oro, argento, platino, diamanti, rubini, zaffiri e smeraldi). Diventiamo soggetto obbligato in caso di operazioni di valore pari o superiore a 10 000 EUR. Tale soglia costituisce un punto operativo chiave per i nostri processi interni ed è monitorata per tutte le transazioni.

Tale obbligo si applica indipendentemente dal fatto che l’operazione sia effettuata in contanti o con modalità non in contanti. In caso di soddisfacimento di tali condizioni, la Società è tenuta ad adempiere a tutti gli obblighi previsti dalla legge AML.

Applicazione a casi specifici (secondo i Pareri selezionati dell’Ufficio di analisi finanziaria):

Per una migliore comprensione da parte dei nostri clienti e partner, indichiamo come gli obblighi AML possano applicarsi ad altri soggetti nel nostro settore:

Gioiellerie e laboratori orafi: Se una gioielleria o un laboratorio orafo commercia metalli preziosi e pietre ai sensi dell’Allegato n. 1 della legge AML e realizza contemporaneamente operazioni di valore pari o superiore a 10 000 EUR, diventa anch’esso un soggetto obbligato ai sensi dell’art. 2, par. 1, lett. n) della legge AML.
Venditori di oro da investimento (inclusi e-shop): Il venditore di oro da investimento a clienti finali, anche tramite e-shop (sulla base della contrattazione elettronica), è un soggetto obbligato ai sensi dell’art. 2, par. 1, lett. n) della legge AML alle condizioni previste dalla legge (ossia al raggiungimento della soglia di valore).
Venditori di oro da investimento che forniscono servizi di custodia: Se il venditore di oro da investimento fornisce inoltre servizi di custodia dell’oro, diventa soggetto obbligato non solo ai sensi dell’art. 2, par. 1, lett. n) della legge AML, ma, in caso di prestazione di servizi di custodia, anche ai sensi dell’art. 2, par. 1, lett. b), punto 14 della legge AML, ossia come soggetto che fornisce servizi di custodia di oggetti di valore.

L’inclusione di tali pareri nella nostra politica pubblica segnala la nostra comprensione del più ampio contesto regolamentare e può aiutare i nostri clienti B2B a comprendere meglio i propri potenziali obblighi AML, contribuendo all’integrità complessiva della catena di fornitura.

La seguente tabella riassume le situazioni chiave che determinano lo status di soggetto obbligato:

Tabella 1: Panoramica delle situazioni che determinano lo status di soggetto obbligato per i commercianti di metalli e pietre preziose (ai sensi della legge AML e di pareri selezionati del FAÚ)

Tipo di soggetto/attività	Condizioni per l’insorgenza dell’obbligo AML	Disposizione pertinente della legge AML
Commerciante di metalli/pietre preziosi (in generale)	Operazione di valore pari o superiore a 10 000 EUR	§ 2 comma 1 lett. n)
Gioielleria/Oreficeria	Commercia metalli/pietre preziosi (Allegato 1) E operazione di valore pari o superiore a 10 000 EUR	§ 2 comma 1 lett. n) (secondo il parere del FAÚ)
Venditore di oro da investimento (e-shop)	Operazione di valore pari o superiore a 10 000 EUR	§ 2 comma 1 lett. n) (secondo il parere del FAÚ)
Venditore di oro da investimento con custodia	Operazione di valore pari o superiore a 10 000 EUR OPPURE prestazione di servizi di custodia	§ 2 comma 1 lett. n) E/O § 2 comma 1 lett. b) punto 14 (secondo il parere del FAÚ)

Ufficio di analisi finanziaria (FAÚ):

L’Ufficio di analisi finanziaria (FAÚ) è l’autorità amministrativa centrale della Repubblica Ceca per il contrasto alla legalizzazione dei proventi di attività criminose e al finanziamento del terrorismo. Svolge la funzione di unità di informazione finanziaria ed esercita la vigilanza sull’adempimento degli obblighi stabiliti dalla legge AML. Ulteriori informazioni, linee guida metodologiche e la normativa vigente sono disponibili sul sito ufficiale del FAÚ (ad es. www.fau.gov.cz).

3. Principi fondamentali della nostra Politica AML

La società UMARUTTI s.r.o. applica i seguenti principi fondamentali e misure nell’ambito della propria politica AML:

Identificazione e verifica del cliente (Customer Due Diligence - CDD):

La Società effettua l’identificazione e la verifica dei propri clienti (Acquirenti) in conformità ai requisiti della legge AML.¹ L’estensione e la profondità dell’identificazione e della verifica del cliente sono adattate sulla base della valutazione dei rischi associati al singolo cliente, al tipo di rapporto d’affari o alla natura della transazione. Tali misure includono in particolare l’acquisizione e la verifica dei dati identificativi del cliente, l’ottenimento di informazioni sullo scopo e sulla natura prevista dell’operazione o del rapporto d’affari, nonché sulla natura dell’attività del cliente. I clienti sono informati di tale obbligo e della necessità di fornire collaborazione anche tramite le nostre Condizioni commerciali.

Accertamento e verifica del titolare effettivo (Ultimate Beneficial Owner - UBO):

Nei casi in cui il cliente sia una persona giuridica o un fondo fiduciario, la Società accerta e adotta misure adeguate per verificare l’identità del titolare effettivo (UBO) del cliente, come richiesto dalla legge AML. A tal fine utilizziamo le informazioni fornite dal cliente, i dati provenienti da registri pubblicamente accessibili (ad esempio il registro dei titolari effettivi) e altre fonti di informazione affidabili e indipendenti. Garantire la trasparenza delle strutture proprietarie è per noi fondamentale.

Persone politicamente esposte (Politically Exposed Persons - PEPs):

La Società applica misure specifiche e rafforzate per l’identificazione e la verifica dei clienti che sono persone politicamente esposte (PEP), dei titolari effettivi dei clienti che sono PEP, o delle persone strettamente associate a PEP, in conformità alla legge AML. Tali misure includono in particolare l’accertamento dell’origine del patrimonio e delle fonti dei fondi di tali persone e l’esecuzione di un controllo continuativo rafforzato del rapporto d’affari. Le PEPs rappresentano, sotto il profilo AML/CFT, un rischio potenzialmente più elevato e pertanto dedichiamo loro una maggiore attenzione.

Sanzioni internazionali:

La Società si impegna rigorosamente a rispettare tutti i regimi sanzionatori internazionali applicabili, in particolare le sanzioni imposte dalle Nazioni Unite, dall'Unione europea e dalla Repubblica Ceca. Effettuiamo verifiche regolari dei nostri clienti, dei loro titolari effettivi e delle transazioni rispetto alle pertinenti liste di sanzioni. La Società non instaurerà un rapporto d'affari né eseguirà una transazione qualora tale condotta fosse in contrasto con le sanzioni internazionali vigenti.

Monitoraggio delle operazioni e segnalazione delle operazioni sospette (Transaction Monitoring and Reporting Suspicious Transactions):

La Società monitora continuativamente i rapporti d'affari e le transazioni dei propri clienti al fine di identificare attività insolite o sospette che potrebbero indicare un tentativo di riciclaggio dei proventi di attività criminose o di finanziamento del terrorismo. In caso di accertamento di un'operazione sospetta ai sensi del § 6 della legge AML (ad esempio operazioni prive di un evidente scopo economico, transazioni insolitamente complesse o di importo elevato, transazioni che indicano un collegamento con attività criminali o con il finanziamento del terrorismo, o altre circostanze che suscitano sospetto), la Società è tenuta a segnalare tale operazione senza indebito ritardo all'Ufficio di analisi finanziaria (FAÚ) in conformità al § 18 della legge AML. Sebbene, stricto sensu, la Società diventi soggetto obbligato solo in caso di operazione di valore pari a 10 000 EUR, per l'efficace funzionamento del sistema AML e in linea con l'approccio basato sul rischio, valuteremo la possibilità di informare il FAÚ anche in merito ad attività che presentino caratteristiche di operazione sospetta e che non raggiungano tale valore, qualora sussista un ragionevole sospetto di ML/TF. Consideriamo tale approccio una manifestazione di responsabilità e dell'impegno a un adempimento delle obbligazioni AML superiore allo standard.

Principio di aggregazione delle prestazioni correlate (Principle of Aggregating Related Transactions):

In conformità al § 54, comma 4, della legge AML, la Società applica rigorosamente la regola che impedisce la suddivisione intenzionale (strutturazione) di pagamenti o operazioni al fine di eludere gli obblighi previsti dalla legge AML, in particolare la soglia per l'identificazione e la verifica del cliente. Qualora dalle circostanze risulti evidente che la somma complessiva del valore delle singole prestazioni di un cliente, che sono chiaramente correlate tra loro (ad es. per la persona del cliente, l'oggetto dell'operazione, la connessione temporale), superi o sia destinata a superare la soglia di 10 000 EUR, la Società procederà all'identificazione del cliente e applicherà gli ulteriori obblighi previsti dalla legge AML come se si trattasse di un'unica operazione. La valutazione della correlazione tra le singole prestazioni dipende sempre dalle circostanze specifiche del caso. Siamo consapevoli che i commercianti di beni di alto valore possono essere un obiettivo per la strutturazione delle transazioni e, pertanto, questo principio è monitorato attivamente.

Rifiuto o cessazione del rapporto d'affari:

La Società si riserva il diritto di rifiutare l'esecuzione di un'operazione, l'instaurazione di un rapporto d'affari, oppure di cessare un rapporto d'affari esistente nei casi previsti dal § 15 della legge AML o dalle nostre Condizioni commerciali. Eserciteremo tale diritto in particolare nelle situazioni in cui:

il cliente rifiuta di sottoporsi all'identificazione o alla verifica;
il cliente non fornisce la necessaria collaborazione, inclusa la presentazione dei documenti e delle informazioni richiesti;
sussistono dubbi sulla veridicità delle informazioni fornite dal cliente o sull'autenticità dei documenti presentati;
l'identificazione o la verifica del cliente non possono essere effettuate per altri motivi;
non è nota l'origine dei fondi o di altri beni utilizzati nell'operazione da parte di una persona politicamente esposta.

L'efficace esecuzione dell'identificazione e della verifica del cliente, l'accertamento del titolare effettivo, la verifica delle persone politicamente esposte e il monitoraggio delle transazioni sono processi interconnessi. Una carenza in una di queste aree può indebolire la difesa AML complessiva della Società.

4. Obblighi dei Clienti

Per l'efficace attuazione della nostra politica AML e degli obblighi di legge è indispensabile la collaborazione attiva dei nostri clienti. I clienti della Società sono tenuti a:

Fornire informazioni e documenti: Su richiesta della Società, fornire tutte le informazioni e presentare documenti validi necessari per effettuare l'identificazione e la verifica del cliente in conformità alla legge AML e ai requisiti interni della Società. Ciò include, tra l'altro, dati relativi alla loro identità, all'identità del titolare effettivo (qualora il cliente sia una persona giuridica o un fondo fiduciario), allo scopo e alla natura prevista dell'operazione o del rapporto d'affari, alla fonte dei fondi e ad altre informazioni pertinenti.
Garantire la veridicità e la completezza delle informazioni: I clienti si assumono la piena responsabilità della veridicità, completezza e attualità di tutte le informazioni e i documenti forniti alla Società. La fornitura di informazioni non veritiere o fuorvianti può comportare l'immediata cessazione del rapporto d'affari e l'eventuale adozione di ulteriori azioni legali.
Informare delle modifiche: Informare la Società senza indebito ritardo di qualsiasi modifica dei dati forniti nell'ambito dell'identificazione e della verifica del cliente che potrebbe incidere sulla valutazione dei rischi AML o sull'attualità delle informazioni detenute (ad es. cambio del titolare effettivo, cambio della sede legale, cambio dei dati di contatto delle persone autorizzate).
Fornire collaborazione per l'identificazione fisica: Nei casi in cui la legge AML o le procedure interne della Società lo richiedano (ad esempio in caso di impossibilità di effettuare l'identificazione a distanza o in presenza di rischio elevato), al cliente (o alla persona autorizzata ad agire per suo conto) può essere richiesto di presentarsi personalmente presso il luogo indicato dalla Società al fine di effettuare l'identificazione fisica.
Rispettare le norme sanzionatorie: I clienti sono tenuti a rispettare tutte le disposizioni relative alle sanzioni internazionali, come specificato in dettaglio nell'Articolo 17 (Clausola sanzionatoria) delle Condizioni commerciali della Società.

L'applicazione rigorosa di tali obblighi e il rifiuto delle operazioni in caso di mancata collaborazione del cliente costituiscono un elemento chiave di deterrenza nei confronti di soggetti potenzialmente rischiosi e contribuiscono a mantenere l'integrità del nostro portafoglio clienti.

5. Conservazione delle registrazioni

La Società conserva tutti i dati e i documenti ottenuti nell'ambito dell'adempimento degli obblighi previsti dalla legge AML per il periodo stabilito da tale legge. Ciò include in particolare:

Dati identificativi del cliente e delle persone che agiscono in suo nome.
Copie dei documenti presentati ai fini dell’identificazione (se acquisite in conformità al § 8 comma 11 della legge AML e alle Istruzioni metodiche FAÚ n. 8).
Informazioni e copie dei documenti ottenute nell’ambito dell’adeguata verifica del cliente, incluse le informazioni sul titolare effettivo, sullo scopo e sulla natura dell’operazione, sulla provenienza dei fondi.
Registrazioni delle operazioni effettuate.
Corrispondenza commerciale correlata.

Il periodo standard di conservazione di tali registrazioni è di 10 anni dalla realizzazione dell’operazione al di fuori di un rapporto d’affari o dalla cessazione del rapporto d’affari con il cliente, salvo diversa previsione della legge AML. Il lungo periodo di conservazione sottolinea la rilevanza degli obblighi AML e la potenziale necessità di ricostruire retrospettivamente le transazioni ai fini di indagini da parte delle autorità competenti in materia penale o del FAÚ. Per la Società ciò comporta la necessità di disporre di sistemi robusti e sicuri per l’archiviazione e la gestione dei dati.

6. Protezione dei Dati Personali

Nella raccolta, nel trattamento e nella conservazione dei dati personali ai fini dell’adempimento degli obblighi previsti dalla legge AML, la Società opera in piena conformità con la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, in particolare con il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati (GDPR) e con la legge n. 110/2019 Coll., sul trattamento dei dati personali, e successive modifiche.

Informazioni dettagliate su come la Società tratta i dati personali, inclusi le finalità del trattamento, le basi giuridiche, le categorie di dati trattati, i periodi di conservazione e i diritti degli interessati, sono riportate in un documento separato “Informativa sulla protezione dei dati personali AreteApp”, disponibile sulla Piattaforma.

È importante evidenziare che l’adempimento di alcuni obblighi previsti dalla legge AML (ad esempio l’obbligo di riservatezza in merito a una segnalazione di operazione sospetta ai sensi del § 38 della legge AML, oppure la procedura ai sensi del § 9b della legge AML relativa alla mancata effettuazione dell’adeguata verifica del cliente per evitare di compromettere l’accertamento) può prevalere su alcuni diritti degli interessati ai sensi del GDPR (ad es. il diritto di essere informati sul trattamento o il diritto di accesso), al fine di non vanificare lo scopo delle misure AML e di eventuali accertamenti in corso. La Società deve bilanciare internamente con attenzione tali obblighi e formare i dipendenti affinché comunichino correttamente con i clienti in merito al trattamento dei loro dati per finalità AML, senza che avvenga una divulgazione involontaria di informazioni sensibili (c.d. "tipping-off").

7. Whistleblowing (Segnalazione di illeciti)

La Società UMARUTTI s.r.o. ha istituito, in conformità alla legge n. 171/2023 Coll., sulla protezione dei segnalanti, un sistema interno di segnalazione. Tale sistema consente ai dipendenti della Società, ai suoi clienti, ai fornitori e ad altre persone rilevanti di segnalare in modo sicuro, riservato e, se del caso, anche anonimo, sospetti di condotte illecite che la Società o i suoi rappresentanti potrebbero aver commesso, incluse violazioni in ambito AML/CFT.

L’inclusione di un meccanismo di whistleblowing nella politica AML pubblica dimostra il nostro impegno per il controllo interno e la disponibilità ad affrontare proattivamente potenziali criticità. Informazioni dettagliate sulle modalità di presentazione delle segnalazioni, sulla procedura di gestione e sulla protezione dei segnalanti sono disponibili sul sito web della Società. Un sistema di whistleblowing efficace può aiutare la Società a identificare e mitigare i rischi AML prima che degenerino in problemi più gravi o in interventi regolamentari, contribuendo così all’integrità complessiva e alla condotta etica della Società.

8. Aggiornamenti della Politica

La presente Politica AML è regolarmente riesaminata e aggiornata dalla Società, almeno una volta all’anno, o più frequentemente, qualora lo richiedano modifiche della normativa pertinente, dei requisiti regolamentari, delle istruzioni metodiche del FAÚ, oppure qualora si verifichino cambiamenti significativi nell’attività commerciale della Società o nell’evoluzione dei rischi in materia di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo. L’impegno ad aggiornare regolarmente la politica riflette la natura dinamica della regolamentazione AML e dei rischi.

La versione aggiornata della presente Politica è sempre disponibile sul sito web della Piattaforma AreteApp. Il processo di aggiornamento richiede un meccanismo interno per monitorare le modifiche legislative e rivalutare i rischi, che costituisce parte di un solido sistema di gestione della compliance della Società.

9. Informazioni di Contatto

Per qualsiasi domanda relativa alla presente Politica AML o alle nostre procedure in materia di prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, vi preghiamo di contattarci a:

E-mail: [email protected]

Indirizzo: UMARUTTI s.r.o., Kozí 916/5, Staré Město, 110 00 Praha 1, Czech Republic

Si segnala che, in conformità al § 38 della legge AML e ad altre disposizioni pertinenti, la Società potrebbe non essere autorizzata a fornire informazioni su specifiche misure adottate in relazione a operazioni sospette, su segnalazioni di operazioni sospette presentate o su accertamenti in corso da parte del FAÚ o delle autorità competenti in materia penale. Il personale incaricato di rispondere alle richieste relative alla politica AML è adeguatamente formato sia sul contenuto della presente politica sia sui limiti legali alla divulgazione di informazioni.

Clausola linguistica / Language Clause:

Questo documento può essere redatto in lingua ceca e in altre versioni linguistiche. In caso di eventuali discrepanze tra la versione ceca e qualsiasi altra versione linguistica, prevarrà la versione ceca. L’unica versione giuridicamente vincolante del presente documento è la versione in lingua ceca. Tutte le traduzioni in altre lingue sono fornite esclusivamente a fini informativi e non sono giuridicamente vincolanti.