DIRETTIVA DELLA SOCIETÀ UMARUTTI S.R.O. SULLA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Scopo: Stabilire regole e procedure per la presentazione, la ricezione, la valutazione e la gestione delle segnalazioni di possibili condotte illecite nella società Umarutti s.r.o. (di seguito "Società") e garantire la protezione dei segnalanti in conformità alla legge n. 171/2023 Sb. (di seguito "Legge").

Ambito soggettivo: La presente Direttiva stabilisce diritti e obblighi per la Società, la Persona competente e il Segnalante. I Segnalanti possono essere in particolare (ma non solo) dipendenti (attuali e precedenti), candidati all’assunzione, membri degli organi, clienti e utenti della piattaforma AreteApp, fornitori, prestatori di servizi, tirocinanti e altre persone che svolgono o hanno svolto per la Società un lavoro o un’attività analoga, oppure che erano o sono in contatto con essa in relazione a tale attività, ai sensi del § 2 della Legge.

Ambito oggettivo: Disciplina l’intero processo dalla presentazione alla gestione della segnalazione.

Ambito temporale: Si applica alle segnalazioni riguardanti condotte indipendentemente da quando si siano verificate.

Qui saranno definiti i concetti chiave quali: Segnalante, Segnalazione, Condotta illecita (con riferimento al § 2 della Legge), Misura ritorsiva (con riferimento al § 4 della Legge), Persona competente, Società, Persona collegata, Strumento (piattaforma FaceUp), Legge. (Basarsi sul modello e sulla Legge).

Segnalante: Persona fisica che effettua una Segnalazione ai sensi della Legge, poiché è venuta a conoscenza di Fatti sospetti in relazione al lavoro o ad altra attività analoga svolta per la Società (o con la quale è stata in contatto in relazione a tale attività), inclusi i clienti della Società e gli utenti della piattaforma AreteApp.

La Società designa quale Persona competente il sig. Vladimír Kondratěnko, amministratore della società. I dati di contatto della persona competente sono whistleblowing{'@'}areteapp.eu e il numero di telefono +420 606 751 525.

La Persona competente soddisfa tutti i requisiti di legge stabiliti al § 10 della legge sulla protezione dei segnalanti, ossia è incensurata, maggiorenne e pienamente capace di agire. Nell’ambito dei propri compiti riceve e valuta le segnalazioni di possibili condotte illecite, propone alla direzione della società misure correttive per eliminare le carenze riscontrate, procede nella gestione delle segnalazioni in modo imparziale e obiettivo e mantiene la riservatezza su tutte le circostanze di cui venga a conoscenza in relazione all’esercizio della propria funzione, in conformità al § 11 della legge.

La Società garantisce che la persona competente non sarà in alcun modo sanzionata per il corretto svolgimento della propria attività derivante da tale funzione, come previsto dal § 11 della legge sulla protezione dei segnalanti. Tale tutela include in particolare il divieto di qualsiasi sanzione, discriminazione o altre conseguenze negative connesse al corretto adempimento dei doveri della persona competente.

Chi può presentare: La segnalazione può essere presentata da qualsiasi persona fisica che sia venuta a conoscenza di una possibile condotta illecita in relazione al lavoro o ad altra attività analoga per la Società (o in contatto con essa), come definito al § 2 della Legge. Ciò include espressamente dipendenti (attuali e precedenti), candidati all’assunzione, membri degli organi della Società, clienti e utenti della piattaforma AreteApp, fornitori, prestatori di servizi, tirocinanti e altre persone collaboranti.

Cosa può essere segnalato: Vedere l’Ambito oggettivo e il § 2 della Legge. Indicare che non si applica alle segnalazioni consapevolmente false (§ 7 comma 3 della Legge). Escludere le informazioni ai sensi del § 3 della Legge.

Modalità di presentazione (§ 9 della Legge):

• Preferito: Strumento FaceUp: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – per iscritto e oralmente (messaggio vocale), in forma anonima e non anonima.
• E-mail: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Telefono: +420 606 751 525
• Di persona: Previo accordo con la Persona competente (entro 14 giorni).
• Esternamente: Possibilità di presentare la segnalazione presso il Ministero della Giustizia.

Contenuto della segnalazione: Dati relativi a nome, cognome e data di nascita, oppure altri dati dai quali sia possibile desumere l’identità del segnalante (se non è anonimo e se tali dati sono forniti), nonché informazioni su un possibile comportamento illecito (§ 2 comma 2 della Legge).

Conferma di ricezione: Entro 7 giorni, con eccezioni (§ 12 comma 2 della Legge).

Registrazione: Tenuta della registrazione nello Strumento FaceUp nella misura prevista dal § 21 della Legge.

Conservazione: Per un periodo di 5 anni (§ 21 comma 2 della Legge).

Accesso: Solo la Persona competente (§ 21 comma 3 della Legge).

Registrazione delle segnalazioni orali: Registrazione audio (con consenso) o trascrizione, con possibilità per il segnalante di esprimersi (§ 19 della Legge).

Termine: Entro 30 giorni, con possibilità di proroga 2 volte di 30 giorni (§ 12 comma 3 della Legge).

Procedura: La Persona competente valuta in modo imparziale, raccoglie informazioni e può richiedere collaborazione.

Segnalazione infondata: Notifica al segnalante, istruzioni sul diritto di presentare la segnalazione presso un'autorità pubblica (§ 12 comma 6 della Legge).

Segnalazione fondata: Proposta di misure correttive per la Società (§ 12 comma 5 della Legge).

Notifica al segnalante: Informazioni sull'esito della valutazione (§ 12 comma 3 della Legge).

Adozione: La Società adotterà misure adeguate per porre rimedio o prevenire una situazione illecita (§ 9 comma 2 lett. g) della Legge).

Esempi: Modifica dei processi, formazione, procedimento disciplinare, cessazione del rapporto, risarcimento del danno, presentazione di denuncia penale.

Informazione al segnalante: In merito alle misure adottate (§ 12 comma 5 della Legge).

Divieto di misure ritorsive: Divieto rigoroso di qualsiasi forma di ritorsione nei confronti del segnalante e di altre persone protette (§ 4 della Legge).

Protezione dell'identità: Obbligo della Persona competente di mantenere la riservatezza sull'identità, con eccezioni ai sensi del § 20 della Legge.

Riservatezza: Obbligo di mantenere la riservatezza sul contenuto della segnalazione (§ 11, § 20 della Legge).

Trattamento dei dati personali in conformità al GDPR e ai Principi di protezione dei dati personali della Società. Informazione ai segnalanti sul trattamento.

La Società garantirà che la presente Direttiva e le informazioni sul whistleblowing siano disponibili a tutte le persone rilevanti (ad es. sull’intranet, sul sito web).

La Società garantirà la formazione dei dipendenti e della Persona competente.

Entrata in vigore della direttiva dal 25.05.2025