Kodeks etyczny spółki UMARUTTI s.r.o.

Niniejszy Kodeks etyczny (dalej „Kodeks”) określa podstawowe normy etyczne, zasady postępowania oraz odpowiedzialne praktyki biznesowe dla spółki UMARUTTI s.r.o., z siedzibą Kozí 916/5, Staré Město, 110 00 Praha 1, IČO: 41690885 (dalej „Spółka”). Celem niniejszego Kodeksu jest stworzenie solidnych ram dla etycznego podejmowania decyzji i działania we wszystkich aspektach działalności Spółki, wzmocnienie zaufania klientów, partnerów handlowych i opinii publicznej oraz aktywne budowanie kultury organizacyjnej opartej na najwyższym poziomie integralności. Ze względu na charakter działalności Spółki, obejmującej hurtową sprzedaż diamentów, metali szlachetnych oraz prowadzenie platformy AreteApp, niezachwiane zobowiązanie do etyki stanowi fundamentalny warunek utrzymania i wzmacniania jej reputacji oraz sukcesu biznesowego.

Spółka, poprzez niniejszy Kodeks, deklaruje przywiązanie do najwyższych standardów etyki, profesjonalizmu i odpowiedzialności we wszystkich swoich działaniach. Zobowiązanie to jest postrzegane jako fundament wszelkich operacji i wykracza poza zwykłe formalne oświadczenie. Jakiekolwiek uchybienie w branży o tak wysokiej wartości i potencjalnych ryzykach, jak handel diamentami i metalami szlachetnymi, może mieć zasadniczy wpływ na wiarygodność oraz ciągłość działalności Spółki.

Niniejszy Kodeks jest wiążący dla wszystkich pracowników Spółki, niezależnie od zajmowanego stanowiska, a także dla członków organów statutowych oraz dla jednatele, pana Vladimíra Kondratěnka. Spółka oczekuje również, że zasady etyczne niniejszego Kodeksu będą w odpowiednim zakresie respektowane także przez jej kluczowych partnerów handlowych i dostawców. Rozszerzenie tych oczekiwań na partnerów handlowych sygnalizuje dążenie Spółki do budowania i wspierania etycznego łańcucha dostaw, co w tej branży jest kluczowe dla minimalizacji ryzyk związanych na przykład ze źródłami konfliktowymi lub nieetycznymi praktykami pracy. Spółka ma świadomość, że uchybienia etyczne w łańcuchu dostaw mogą bezpośrednio zaszkodzić jej własnej reputacji i działalności, dlatego za niezbędne uznaje nie tylko wewnętrzne przestrzeganie Kodeksu, lecz także aktywne oddziaływanie na swoich partnerów zgodnie z nowoczesnymi zasadami odpowiedzialności korporacyjnej.

Podstawą całej działalności Spółki oraz postępowania jej pracowników są następujące kluczowe wartości:

• Integralność: Postępować uczciwie, zgodnie z prawdą i transparentnie we wszystkich relacjach biznesowych i transakcjach. Zasada ta obejmuje obowiązek przekazywania dokładnych i nieprzekłamanych informacji o produktach i usługach Spółki oraz unikania jakichkolwiek działań wprowadzających w błąd lub oszukańczych.
• Uczciwość: Dotrzymywać danego słowa, zobowiązań umownych oraz przyjętych obowiązków.
• Sprawiedliwość: Traktować wszystkich pracowników, klientów, dostawców i pozostałych partnerów równo, bez uprzedzeń i dyskryminacji. Decyzje muszą być podejmowane na podstawie obiektywnych kryteriów.
• Odpowiedzialność: Przyjmować pełną odpowiedzialność za swoje decyzje, działania i ich konsekwencje, zarówno indywidualnie, jak i na poziomie Spółki.
• Szacunek: Szanuj godność, prawa, różnice kulturowe oraz różnorodność wszystkich osób, z którymi Spółka ma kontakt, w tym pracowników, klientów, dostawców oraz członków społeczności, w których Spółka prowadzi działalność.

Wartości te nie są jedynie formalnymi deklaracjami, lecz muszą być aktywnie odzwierciedlane w codziennym postępowaniu i podejmowaniu decyzji przez wszystkie osoby działające w imieniu Spółki. Ich konkretne zastosowanie, na przykład integralność rozumiana jako prawdziwy i pełny opis cech diamentów, zwiększa przejrzystość i wiążący charakter niniejszego Kodeksu.

Zgodność z przepisami prawa i normami wewnętrznymi

Każdy pracownik i przedstawiciel Spółki ma obowiązek znać i bezwzględnie przestrzegać wszystkich obowiązujących ustaw, rozporządzeń i regulacji Republiki Czeskiej oraz ewentualnie innych jurysdykcji, w których Spółka prowadzi działalność. Zobowiązanie to obejmuje między innymi przepisy prawa pracy, przepisy dotyczące ochrony konkurencji, przepisy przeciwdziałające praniu pieniędzy, przepisy podatkowe oraz przepisy o ochronie danych osobowych.

Oprócz zewnętrznych norm prawnych wszyscy pracownicy są zobowiązani do przestrzegania wszelkich wewnętrznych wytycznych, polityk i procedur Spółki. Do kluczowych dokumentów wewnętrznych, których znajomość i przestrzeganie jest niezbędne, należą w szczególności Warunki handlowe, Warunki korzystania z platformy AreteApp, Zasady ochrony danych osobowych AreteApp oraz wewnętrzna polityka AML Spółki. Niniejszy Kodeks etyczny uzupełnia te dokumenty i ustanawia wyższy standard etyczny, wykraczający poza samo wypełnianie obowiązków ustawowych. Zgodność z prawem jest jednak uznawana za niezbędną podstawę i minimalny standard postępowania etycznego. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do interpretacji norm prawnych lub wewnętrznych pracownicy są zobowiązani skonsultować sytuację ze swoim przełożonym lub z właściwym działem Spółki.

Odpowiedzialność kierownictwa za promowanie kultury etycznej

Kierownictwo Spółki, w tym jednatel pan Vladimír Kondratěnko oraz inni pracownicy kierowniczy, odgrywa kluczową rolę w promowaniu i utrzymywaniu kultury etycznej. Kierownictwo zobowiązuje się dawać przykład w przestrzeganiu niniejszego Kodeksu etycznego oraz aktywnie demonstrować jego zasady w codziennym postępowaniu i podejmowaniu decyzji. Ten tzw. "tone at the top" ma zasadnicze znaczenie, ponieważ bez widocznego i konsekwentnego zaangażowania kierownictwa Kodeks mógłby być postrzegany jedynie jako dokument formalny, bez realnego wpływu na kulturę organizacyjną.

Obowiązkiem kierownictwa jest aktywne komunikowanie znaczenia postępowania etycznego, zapewnienie, aby Kodeks był zrozumiały, łatwo dostępny dla wszystkich pracowników oraz aby stał się integralną częścią procesów firmowych. Kierownictwo zapewni również przydzielenie wystarczających zasobów na regularne szkolenia pracowników, wdrażanie programów etycznych oraz funkcjonowanie mechanizmów zgłaszania i rozwiązywania uchybień etycznych.

Szkolenia i podnoszenie świadomości standardów etycznych

Spółka zapewni regularne i kompleksowe szkolenia dla wszystkich pracowników dotyczące treści niniejszego Kodeksu Etyki, odpowiednich przepisów prawa (np. w zakresie AML, ochrony danych osobowych), polityk wewnętrznych oraz procedur. Celem szkoleń jest nie tylko zapoznanie pracowników z zasadami, lecz przede wszystkim wspieranie ich zdolności do podejmowania etycznych decyzji w sytuacjach praktycznych.

Szkolenia będą dostosowane do różnych ról i zakresów odpowiedzialności w ramach Spółki oraz będą obejmować praktyczne przykłady, studia przypadków i dyskusje na temat dylematów etycznych istotnych dla działalności Spółki, w szczególności w obszarze handlu diamentami i metalami szlachetnymi. Dokumentacja uczestnictwa w szkoleniach będzie prowadzona w należyty sposób. Szkolenia nie będą jedynie formalnym odczytaniem Kodeksu, lecz interaktywnym procesem ukierunkowanym na zrozumienie i internalizację zasad etycznych.

Prowadzenie rejestrów

Spółka będzie prowadzić i przechowywać odpowiednie rejestry dokumentujące wdrożenie oraz przestrzeganie niniejszego Kodeksu Etyki, a także powiązanych polityk i procedur. Rejestry te mogą obejmować na przykład listy obecności ze szkoleń, materiały wykorzystywane podczas szkoleń, zapisy dotyczące przeprowadzonych wewnętrznych audytów zachowań etycznych, dokumentację postępowań wyjaśniających w sprawie zgłoszeń nieetycznych działań oraz podjęte działania naprawcze.

Wszystkie rejestry będą prowadzone i przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Republiki Czeskiej, w szczególności z uwzględnieniem ochrony danych osobowych oraz okresów archiwizacji, a także zgodnie z wewnętrznymi zasadami Spółki. Rzetelne prowadzenie rejestrów ma kluczowe znaczenie nie tylko dla kontroli wewnętrznej i ciągłego doskonalenia programów etycznych, lecz także jako materiał dowodowy na potrzeby ewentualnych audytów zewnętrznych, kontroli ze strony organów regulacyjnych lub innych postępowań wyjaśniających.

Integralność finansowa i przejrzystość

Spółka przywiązuje najwyższą wagę do integralności finansowej i przejrzystości we wszystkich swoich działaniach. Wszystkie transakcje finansowe muszą być dokładnie, kompletnie i terminowo rejestrowane w księgach rachunkowych Spółki zgodnie z obowiązującymi czeskimi standardami rachunkowości, międzynarodowymi standardami rachunkowości (jeśli mają zastosowanie) oraz wszystkimi właściwymi przepisami podatkowymi i finansowymi. Surowo zabrania się tworzenia jakichkolwiek fałszywych, wprowadzających w błąd lub niekompletnych zapisów, jak również zakładania tajnych lub niezarejestrowanych funduszy bądź aktywów.

Spółka zapewni regularny niezależny audyt swoich sprawozdań finansowych przeprowadzany przez wykwalifikowanego i niezależnego audytora lub, jeżeli charakter i wielkość Spółki na to pozwalają i jest to zgodne z prawem, niezależny przegląd sprawozdań finansowych. Wyniki audytu lub przeglądu będą traktowane z pełną powagą, a ewentualne zalecenia zostaną wdrożone.

Spółka zobowiązuje się do transparentnego raportowania dotyczącego swoich istotnych praktyk biznesowych oraz wyników finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami dobrego zarządzania. Powiązanie integralności finansowej z ogólną etyką Spółki ma zasadnicze znaczenie, ponieważ nieprawidłowości finansowe mogą często stanowić symptom głębszych problemów etycznych i mogą poważnie zaszkodzić wiarygodności oraz reputacji Spółki.

Zakaz łapownictwa i korupcji

Spółka UMARUTTI s.r.o. stosuje politykę zerowej tolerancji wobec jakiejkolwiek formy łapownictwa, korupcji, wymuszeń lub nieuprawnionego wpływania. Zakaz ten dotyczy wszystkich pracowników, członków organu zarządzającego oraz przedstawicieli Spółki i wszelkich ich działań, zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich, w relacjach z funkcjonariuszami publicznymi, przedstawicielami organizacji państwowych i prywatnych, partnerami biznesowymi oraz jakimikolwiek innymi stronami trzecimi.

Surowo zabrania się oferowania, obiecywania, wręczania, żądania lub przyjmowania jakichkolwiek nienależnych korzyści – zarówno finansowych (np. gotówka, pożyczki, prowizje), jak i niefinansowych (np. prezenty, gościnność, usługi, możliwości zatrudnienia dla członków rodziny) – w celu uzyskania lub utrzymania możliwości biznesowej, zapewnienia sobie nienależnej przewagi, wywarcia wpływu na decyzje biznesowe lub urzędowe albo jako wynagrodzenia za takie wpływanie.

Szczególna ostrożność jest wymagana przy wręczaniu i przyjmowaniu prezentów, gościnności oraz innych podobnych korzyści. Muszą one zawsze być adekwatne do danej sytuacji, transparentne, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi zasadami Spółki. Prezenty i gościnność nie mogą być oferowane ani przyjmowane, jeżeli mogłyby być postrzegane jako próba niewłaściwego wpływania. Spółka może wprowadzić wewnętrzne procedury zatwierdzania i ewidencjonowania prezentów oraz gościnności (np. rejestr prezentów) przekraczających określoną wartość.

Spółka poświęca szczególną uwagę zagadnieniu tzw. "płatności ułatwiających" (facilitation payments), tj. niewielkich nieoficjalnych płatności na rzecz urzędników państwowych w celu przyspieszenia lub zapewnienia realizacji rutynowych czynności administracyjnych. Płatności te są co do zasady zakazane. Jeżeli obowiązujące przepisy danego kraju wyjątkowo dopuszczałyby takie płatności, Spółka mimo to będzie dążyć do ich eliminacji oraz zapewni ich ścisłą kontrolę, ewidencję i zatwierdzanie na najwyższym szczeblu.

Jasne zdefiniowanie tego, co stanowi łapówkę oraz nienależną korzyść, jest kluczowe dla zapobiegania niejasnościom i zapewnienia przestrzegania niniejszego zakazu. Wszyscy pracownicy są zobowiązani zapoznać się z tymi zasadami, a w razie jakichkolwiek wątpliwości skonsultować sytuację ze swoim przełożonym lub właściwym działem.

Przestrzeganie praw człowieka

Spółka UMARUTTI s.r.o. w pełni zobowiązuje się do poszanowania i wspierania wszystkich międzynarodowo uznanych praw człowieka we wszystkich swoich operacjach, relacjach biznesowych oraz społecznościach, których dotyczy jej działalność. Zobowiązanie to jest zgodne z Powszechną Deklaracją Praw Człowieka ONZ oraz innymi właściwymi międzynarodowymi konwencjami i standardami.

Poszanowanie praw człowieka obejmuje między innymi zakaz jakiejkolwiek formy dyskryminacji, pracy przymusowej oraz pracy dzieci. Spółka zobowiązuje się ponadto zapewniać sprawiedliwe i bezpieczne warunki pracy, wolność zrzeszania się i rokowań zbiorowych w granicach prawa oraz ochronę prywatności swoich pracowników i partnerów biznesowych.

Spółka będzie prowadzić należytą staranność (due diligence) w celu identyfikowania, zapobiegania, ograniczania oraz rozliczania się z ewentualnych negatywnych skutków swojej działalności dla praw człowieka, zarówno w ramach własnych operacji, jak i w ramach łańcucha dostaw. Proces ten będzie obejmował ocenę ryzyk, wdrażanie środków zapobiegawczych oraz, w razie potrzeby, działań naprawczych. Kluczowe jest uświadomienie sobie, że prawa człowieka nie są wyłącznie kwestią warunków pracy, lecz obejmują również szersze oddziaływanie działalności Spółki, na przykład na społeczności w obszarach wydobycia surowców. Powiązanie tego zobowiązania z procesami należytej staranności w łańcuchu dostaw jest niezbędne dla minimalizacji ryzyk, takich jak np. "krwawe diamenty" lub inne formy wyzysku.

Odpowiedzialne pozyskiwanie surowców i należyta staranność (Due Diligence)

Spółka UMARUTTI s.r.o. zobowiązuje się pozyskiwać diamenty, metale szlachetne oraz wszelkie inne materiały wykorzystywane w swojej działalności wyłącznie z legalnych i odpowiedzialnych źródeł. Źródła te nie mogą być zaangażowane w finansowanie konfliktów, naruszanie praw człowieka, działalność nielegalną ani inne nieetyczne praktyki oraz muszą być zgodne z właściwymi międzynarodowymi standardami, w tym z rezolucjami ONZ oraz zasadami odpowiedzialnego pozyskiwania surowców. Zobowiązanie to zostało już częściowo zadeklarowane w art. 9.1 Warunków Handlowych Spółki.

W tym celu Spółka wdroży i będzie stale doskonalić solidne procedury należytej staranności (due diligence) w całym swoim łańcuchu dostaw. Celem tych procedur jest identyfikowanie, ocena i zarządzanie ryzykami związanymi z pochodzeniem materiałów. Szczególna uwaga zostanie poświęcona ryzykom związanym z:

• Konfliktami zbrojnymi i ich finansowaniem.
• Poważnymi naruszeniami praw człowieka (w tym pracą dzieci, pracą przymusową, nieludzkim traktowaniem).
• Praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu.
• Korupcją i nielegalnymi płatnościami.
• Negatywnym wpływem na środowisko i społeczności lokalne.

Praktyki te będą inspirowane międzynarodowo uznanymi ramami, takimi jak na przykład Wytyczne OECD dotyczące należytej staranności w odpowiedzialnych łańcuchach dostaw surowców mineralnych z obszarów dotkniętych konfliktami i obszarów wysokiego ryzyka.

Integralną częścią należytej staranności są rygorystyczne procedury „Poznaj swojego klienta” (KYC) oraz przeciwdziałanie praniu pieniędzy (AML). Spółka będzie stosować te procedury wobec wszystkich swoich partnerów biznesowych (dostawców i klientów) w celu weryfikacji ich tożsamości, legalności i wiarygodności prowadzonej działalności oraz, w uzasadnionych przypadkach, ich rzeczywistych beneficjentów. Procedury te będą w pełni zgodne z wewnętrzną polityką AML Spółki, której istnienie jest wskazane w dokumentacji Spółki. Elementem procesów AML/KYC będzie bieżące monitorowanie transakcji pod kątem nietypowych lub podejrzanych aktywności oraz ich ewentualne zgłaszanie właściwym organom finansowym i śledczym zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrzną polityką AML. Wszelkie zapisy dotyczące KYC oraz przeprowadzonych transakcji będą starannie przechowywane przez okres określony przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi.

Spółka wyraźnie zobowiązuje się, że nie będzie świadomie kupować ani sprzedawać diamentów konfliktowych oraz będzie aktywnie wspierać zasady Systemu Certyfikacji Kimberley dla handlu surowymi diamentami jako kluczowego narzędzia zapobiegania obrotowi diamentami konfliktowymi, także bez formalnego członkostwa w inicjatywach promujących ten system.

Skuteczne stosowanie należytej staranności oraz procedur KYC/AML nie jest postrzegane wyłącznie jako wypełnianie obowiązków regulacyjnych, lecz jako aktywny wkład w integralność i wiarygodność całego sektora handlu diamentami i metalami szlachetnymi. Dzięki temu podejściu Spółka buduje wiarygodny ekosystem oraz chroni siebie i swoich partnerów przed ryzykami związanymi z nielegalnymi i nieetycznymi praktykami.

Etyczne postępowanie partnerów biznesowych

Spółka UMARUTTI s.r.o. ma świadomość, że jej odpowiedzialność etyczna wykracza poza granice własnej działalności i obejmuje również jej łańcuch dostaw. Dlatego Spółka oczekuje od swoich dostawców, kluczowych partnerów biznesowych oraz innych współpracujących podmiotów, że będą podzielać i przestrzegać podobnie wysokich standardów etycznych, jak te określone w niniejszym Kodeksie. Oczekiwania te dotyczą w szczególności obszarów takich jak poszanowanie praw człowieka, zapewnienie sprawiedliwych i bezpiecznych warunków pracy, ochrona środowiska, przeciwdziałanie korupcji i łapownictwu oraz przejrzyste praktyki biznesowe.

Spółka będzie dążyć do budowania długoterminowych i obustronnie korzystnych relacji z tymi partnerami biznesowymi, którzy wykazują jednoznaczne zobowiązanie do etycznego postępowania i odpowiedzialnych praktyk biznesowych. W miarę swoich możliwości oraz w ramach przysługującego jej, adekwatnego wpływu, Spółka będzie komunikować partnerom swoje oczekiwania etyczne i wspierać ich w dążeniu do spełniania tych standardów. Może to obejmować udostępnianie informacji o dobrych praktykach lub dialog na temat możliwości usprawnień.

Spółka zastrzega sobie prawo do ponownej oceny lub zakończenia relacji biznesowych z partnerami, którzy wielokrotnie lub w sposób poważny naruszają podstawowe zasady etyczne albo odmawiają udziału w konstruktywnym dialogu dotyczącym działań naprawczych. Proaktywne podejście do etyki w łańcuchu dostaw jest kluczowe dla ochrony reputacji Spółki oraz dla przyczyniania się do pozytywnych zmian w całej branży. Spółka może rozważyć wprowadzenie odrębnego kodeksu postępowania dla dostawców lub włączenie odpowiednich klauzul etycznych do ustaleń umownych z kluczowymi partnerami.

Integralność produktu i rzetelne informowanie

Spółka UMARUTTI s.r.o. zobowiązuje się do zachowania najwyższego poziomu integralności swoich produktów oraz do przekazywania dokładnych, kompletnych, prawdziwych i zrozumiałych informacji o wszystkich oferowanych produktach, w szczególności o diamentach i metalach szlachetnych. Zobowiązanie to dotyczy informacji o ich pochodzeniu (w miarę możliwości i na podstawie dostępnych informacji z odpowiedzialnych źródeł), charakterze, jakości, masie, czystości oraz wszelkich ewentualnych modyfikacjach, które mogłyby wpływać na ich właściwości lub wartość.

Szczególny nacisk kładzie się na precyzyjne oznaczanie i komunikowanie różnicy między diamentami naturalnymi a diamentami wytworzonymi w laboratorium (syntetycznymi). Spółka zapewni konsekwentne i jednoznaczne rozróżnianie tych dwóch kategorii produktów we wszelkiej komunikacji, materiałach marketingowych, dokumentacji (w tym na fakturach i certyfikatach, jeśli są wydawane przez Spółkę) oraz podczas samej sprzedaży. Postępowanie to jest zgodne z art. 9.3 Warunków handlowych Spółki, który nakłada obowiązek prawidłowego oznaczania diamentów wytworzonych w laboratorium również na jej nabywców. Celem jest zapewnienie, aby klienci (nabywcy hurtowi) byli zawsze w pełni i w sposób zrozumiały informowani o charakterze kupowanych diamentów oraz mogli prawidłowo przekazywać te informacje dalej.

Spółka będzie również w sposób przejrzysty informować o wszelkich znanych modyfikacjach diamentów lub innych kamieni szlachetnych, które zostały przeprowadzone w celu zmiany lub uwydatnienia ich barwy, czystości lub innych właściwości, o ile modyfikacje te nie są powszechnie uznawanymi praktykami szlifowania. Informacja ta zostanie podana w ramach oferty takiego produktu.

Surowo zabroniona jest jakakolwiek forma reklamy wprowadzającej w błąd, mylących praktyk marketingowych lub zniekształcania informacji o produktach. Wszelkie oświadczenia i twierdzenia dotyczące produktów muszą być uzasadnione i weryfikowalne. Nacisk na integralność produktu i przejrzystość komunikacji, w szczególności w odniesieniu do diamentów wytworzonych w laboratorium, ma dla Spółki kluczowe znaczenie nie tylko z perspektywy etycznej, lecz także dla utrzymania zaufania na rynku, na którym zagadnienie to zyskuje coraz większe znaczenie. Dzięki temu podejściu Spółka pozycjonuje się jako wiarygodny i odpowiedzialny partner w branży.

Poniższa tabela podsumowuje kluczowe informacje o produkcie, które Spółka UMARUTTI s.r.o. zawsze przekazuje swoim klientom, aby zapewnić maksymalną przejrzystość:

Uzasadnienie tabeli: Tabela ta zapewnia jasny i uporządkowany przegląd zobowiązań Spółki w zakresie przejrzystości dotyczącej kluczowych cech produktów. Ułatwia zrozumienie zarówno pracownikom wewnętrznym odpowiedzialnym za sprzedaż i marketing, jak i partnerom zewnętrznym oraz klientom, a także wzmacnia zaufanie do integralności produktów oferowanych przez Spółkę UMARUTTI s.r.o.

Sprawiedliwe praktyki pracy i warunki pracy

Spółka UMARUTTI s.r.o. zobowiązuje się tworzyć i utrzymywać środowisko pracy, w którym wszyscy pracownicy są traktowani sprawiedliwie, z godnością i szacunkiem. Obejmuje to zapewnienie sprawiedliwego wynagrodzenia za wykonaną pracę, zgodnego z obowiązującymi przepisami prawa Republiki Czeskiej, właściwymi układami zbiorowymi (jeśli istnieją) oraz konkurencyjnego w ramach danego sektora i regionu.

Spółka będzie ściśle przestrzegać ustawowych limitów czasu pracy, w tym zasad dotyczących nadgodzin, oraz zapewni pracownikom prawo do odpoczynku, przerw dobowych i tygodniowych oraz płatnego urlopu zgodnie z kodeksem pracy. Wszystkim pracownikom zostaną zapewnione jasne, zrozumiałe i pisemne umowy o pracę, które będą zawierały wszystkie istotne warunki stosunku pracy, w tym opis pracy, wysokość wynagrodzenia, czas pracy oraz inne warunki zatrudnienia.

Sprawiedliwe warunki pracy są nie tylko imperatywem etycznym, ale także przyczyniają się do wyższej motywacji, satysfakcji i lojalności pracowników, co ma bezpośredni pozytywny wpływ na ogólną efektywność i sukces Spółki.

Zakaz dyskryminacji, wspieranie różnorodności, równości i inkluzji

Spółka UMARUTTI s.r.o. stanowczo odrzuca i nie toleruje żadnej formy dyskryminacji w miejscu pracy. Dyskryminacja ze względu na rasę, kolor skóry, wyznanie, płeć, orientację seksualną, tożsamość płciową, narodowość, pochodzenie etniczne, wiek, niepełnosprawność, stan cywilny, przekonania polityczne lub jakąkolwiek inną cechę chronioną prawem bądź nieistotną jest niedopuszczalna. Zasada ta dotyczy wszystkich aspektów relacji pracowniczej, w tym rekrutacji, doboru pracowników, wynagradzania, przydzielania zadań, rozwoju zawodowego, awansów oraz rozwiązania stosunku pracy.

Spółka zobowiązuje się tworzyć środowisko pracy oparte na wzajemnym szacunku, w którym każdy pracownik ma równe szanse na wykorzystanie swoich umiejętności i rozwój zawodowy. Będzie aktywnie wspierać różnorodność, równość i inkluzję na wszystkich poziomach organizacji. Uznaje, że zróżnicowany zespół wnosi odmienne perspektywy, doświadczenia i umiejętności, które mogą wzbogacić kulturę organizacyjną, wspierać innowacje i usprawniać procesy decyzyjne. Proaktywne wspieranie różnorodności i inkluzji nie jest jedynie spełnieniem wymogu etycznego, lecz stanowi strategiczną przewagę, która przyczynia się do długoterminowej trwałości i konkurencyjności Spółki.

Zakaz nękania i przemocy

Spółka UMARUTTI s.r.o. stosuje politykę zerowej tolerancji wobec jakiejkolwiek formy nękania, mobbingu, zastraszania, presji psychicznej lub przemocy fizycznej w miejscu pracy lub w związku z wykonywaniem pracy. Obejmuje to, między innymi, molestowanie seksualne, ataki werbalne, groźby, poniżające traktowanie lub jakiekolwiek inne zachowanie, które tworzy wrogie, zastraszające lub obraźliwe środowisko pracy.

Spółka zapewni wdrożenie i komunikację jasnych zasad oraz procedur zapobiegania, zgłaszania i rozwiązywania przypadków nękania i przemocy. Zostanie ustanowiony bezpieczny i poufny mechanizm, za pośrednictwem którego pracownicy będą mogli zgłaszać takie incydenty bez obaw o odwet. Każde zgłoszenie będzie traktowane poważnie, niezwłocznie i bezstronnie zbadane, a w przypadku potwierdzenia naruszenia zostaną podjęte odpowiednie działania naprawcze i dyscyplinarne. Kluczowe jest stworzenie atmosfery zaufania, w której ofiary lub świadkowie nie będą obawiać się zgłaszania incydentów, oraz świadomość, że Spółka nie toleruje takiego zachowania i będzie je aktywnie zwalczać.

Zakaz pracy dzieci i pracy przymusowej

Spółka UMARUTTI s.r.o. stanowczo zakazuje i nie toleruje wykorzystywania pracy dzieci ani jakiejkolwiek formy pracy przymusowej, niedobrowolnej lub niewolniczej. Zakaz ten obowiązuje bezwzględnie we własnych operacjach Spółki, a Spółka jednocześnie zobowiązuje się aktywnie dążyć do tego, aby praktyki te nie występowały również w jej łańcuchu dostaw.

Spółka będzie przestrzegać minimalnego wieku zatrudnienia określonego w obowiązujących przepisach prawa Republiki Czeskiej oraz w umowach międzynarodowych, w szczególności w konwencjach Międzynarodowej Organizacji Pracy (ILO). Nie będą zatrudniane osoby młodsze niż wiek dopuszczony prawem dla danego rodzaju pracy.

Zobowiązanie do eliminacji pracy dzieci i pracy przymusowej będzie aktywnie weryfikowane w ramach procesów należytej staranności w łańcuchu dostaw, w szczególności przy pozyskiwaniu materiałów z obszarów geograficznych, gdzie ryzyko to może być wyższe. Jakiekolwiek stwierdzenie lub uzasadnione podejrzenie wykorzystywania pracy dzieci lub pracy przymusowej u partnera biznesowego będzie skutkować natychmiastowym zbadaniem sprawy, a w razie potrzeby przerwaniem lub zakończeniem relacji handlowej.

Wolność zrzeszania się

Spółka UMARUTTI s.r.o. szanuje prawo swoich pracowników do wolności zrzeszania się, w tym prawo do zakładania organizacji związkowych lub przystępowania do nich, oraz prawo do rokowań zbiorowych, a wszystko to zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa Republiki Czeskiej oraz międzynarodowymi konwencjami ratyfikowanymi przez RCz.

Spółka nie będzie w żaden sposób utrudniać pracownikom korzystania z tych praw ani w jakikolwiek sposób dyskryminować lub represjonować ich za korzystanie z nich. Jeżeli pracownicy zdecydują się założyć organizację związkową lub zaangażować się w rokowania zbiorowe, Spółka będzie prowadzić rozmowy z ich uprawnionymi przedstawicielami w dobrej wierze. Nawet w środowisku, w którym uzwiązkowienie może nie być powszechne w małych i średnich przedsiębiorstwach, poszanowanie tego podstawowego prawa pracowniczego jest ważną zasadą etyczną, którą Spółka wyznaje.

Bezpieczeństwo i ochrona zdrowia w pracy (BHP)

Zapewnienie bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy dla wszystkich pracowników jest dla Spółki UMARUTTI s.r.o. priorytetem. Spółka zobowiązuje się aktywnie zapobiegać wypadkom przy pracy, chorobom zawodowym oraz wszelkim innym uszczerbkom na zdrowiu związanym z wykonywaniem pracy.

W tym celu Spółka będzie:

• Rygorystycznie przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów prawa, rozporządzeń oraz norm technicznych w zakresie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w pracy.
• Regularnie identyfikować, oceniać i zarządzać ryzykami w miejscu pracy oraz podejmować odpowiednie działania prewencyjne w celu ich eliminacji lub minimalizacji.
• Zapewniać pracownikom niezbędne szkolenia z zakresu BHP, informować ich o potencjalnych zagrożeniach oraz bezpiecznych procedurach pracy.
• Nieodpłatnie zapewniać odpowiednie i certyfikowane środki ochrony indywidualnej (ŚOI) tam, gdzie jest to konieczne, oraz dbać o ich prawidłowe stosowanie.
• Zapewniać właściwy stan miejsc pracy, maszyn, urządzeń i narzędzi oraz ich regularną konserwację i kontrolę.
• Posiadać przygotowane procedury na wypadek sytuacji nadzwyczajnych, w tym plany ewakuacji oraz zapewnienie pierwszej pomocy.

BHP nie jest postrzegane wyłącznie jako realizacja obowiązków ustawowych, lecz jako wyraz rzeczywistej troski o zdrowie, bezpieczeństwo i ogólny dobrostan pracowników, co stanowi podstawowy warunek pracy wysokiej jakości i produktywnej.

Ochrona majątku spółki i informacji

Każdy pracownik Spółki UMARUTTI s.r.o. ma obowiązek chronić majątek Spółki przed utratą, uszkodzeniem, nadużyciem lub kradzieżą. Majątek ten obejmuje nie tylko dobra materialne (np. budynki, wyposażenie, zapasy towarów), ale także dobra niematerialne, takie jak własność intelektualna (np. oprogramowanie, bazy danych, znaki towarowe, know-how), środki finansowe oraz dobre imię Spółki.

Szczególny nacisk kładzie się na ochronę informacji poufnych. Pracownicy są zobowiązani do postępowania ze wszystkimi informacjami poufnymi Spółki, jej klientów, dostawców oraz innych partnerów biznesowych z najwyższą starannością i dyskrecją. Informacje poufne nie mogą być bez upoważnienia ujawniane osobom trzecim ani wykorzystywane dla osobistych korzyści lub do innych nieuprawnionych celów. Zobowiązanie to dotyczy również informacji przechowywanych i przetwarzanych w ramach platformy AreteApp i jest zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych (GDPR) oraz ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa. W dobie cyfrowej ochrona danych i informacji jest równie ważna jak ochrona majątku fizycznego, dlatego Spółka wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ich zabezpieczenia.

Konflikt interesów

Pracownicy Spółki UMARUTTI s.r.o. są zobowiązani zawsze działać w najlepiej pojętym interesie Spółki oraz unikać sytuacji, w których ich interesy osobiste, interesy członków ich rodziny lub osób bliskich mogłyby pozostawać w sprzeczności z interesami Spółki lub mogłyby być zasadnie postrzegane jako takie.

Konflikt interesów może wystąpić w różnych formach, na przykład przy udziale w działalności gospodarczej konkurującej ze Spółką, przy inwestycjach finansowych w firmy konkurencyjne lub dostawców, przy przyjmowaniu prezentów lub korzyści, które mogłyby wpływać na obiektywność podejmowania decyzji, lub przy zatrudnianiu członków rodziny bez przejrzystego procesu.

Każdy pracownik ma obowiązek niezwłocznie i w sposób przejrzysty zgłosić wszelki potencjalny lub rzeczywisty konflikt interesów swojemu bezpośredniemu przełożonemu lub wyznaczonej osobie odpowiedzialnej w Spółce. Spółka następnie oceni sytuację i zdecyduje o dalszym postępowaniu w taki sposób, aby chronione były interesy Spółki i zachowana została obiektywność podejmowania decyzji. Istnienie jasnych zasad zgłaszania i rozwiązywania konfliktów interesów jest kluczowe dla utrzymania zaufania i integralności we wszystkich działaniach Spółki.

Zarządzanie środowiskowe

Spółka UMARUTTI s.r.o. jest świadoma swojej odpowiedzialności wobec środowiska i zobowiązuje się do minimalizowania negatywnego wpływu swojej działalności na środowisko oraz do wspierania zrównoważonych praktyk we wszystkich aspektach swojej działalności. Zobowiązanie to obejmuje nie tylko przestrzeganie obowiązujących przepisów i regulacji środowiskowych, ale także proaktywne podejście do ochrony zasobów naturalnych i zapobiegania zanieczyszczeniom.

Spółka wdroży i będzie utrzymywać politykę środowiskową oraz procedury ukierunkowane na:

• Identyfikację i ocenę aspektów środowiskowych oraz wpływów swojej działalności.
• Ustalanie celów i programów na rzecz ciągłego doskonalenia swojego profilu środowiskowego.
• Zapobieganie zanieczyszczeniu powietrza, wody i gleby.
• Ochronę różnorodności biologicznej i ekosystemów na obszarach, na które mogłaby oddziaływać swoją działalnością (w szczególności w kontekście łańcucha dostaw).
• Podnoszenie świadomości środowiskowej wśród swoich pracowników.

Odpowiedzialność środowiskowa staje się coraz ważniejszym czynnikiem dla klientów, inwestorów oraz szerokiej opinii publicznej, a Spółka postrzega ją jako integralną część swojej ogólnej strategii i ram etycznych.

Postępowanie z substancjami niebezpiecznymi, odpadami i emisjami

Spółka UMARUTTI s.r.o. zapewni bezpieczne i odpowiedzialne postępowanie z wszelkimi substancjami niebezpiecznymi, które mogłyby być wykorzystywane w jej działalności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz najlepszymi dostępnymi praktykami. Będzie prowadzona dokładna ewidencja tych substancji oraz będą spełniane wszelkie wymagania dotyczące ich magazynowania, obsługi i utylizacji.

Spółka zobowiązuje się do minimalizowania wytwarzania odpadów we wszystkich swoich działaniach. Będzie aktywnie wspierać zasady hierarchii postępowania z odpadami, tj. zapobieganie powstawaniu odpadów, przygotowanie do ponownego użycia, recykling oraz inne sposoby odzysku odpadów przed ich ostatecznym unieszkodliwieniem. Wszystkie odpady będą segregowane i unieszkodliwiane w sposób odpowiedzialny za pośrednictwem uprawnionych podmiotów oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami. Również działalność hurtowa może generować odpady, na przykład materiały opakowaniowe, a Spółka będzie dążyć do ich minimalizacji oraz ekologicznego zagospodarowania.

Spółka będzie również monitorować oraz dążyć do ograniczania emisji do powietrza, wody i gleby, które mogłyby powstawać w wyniku jej działalności, w tym emisji gazów cieplarnianych związanych ze zużyciem energii i transportem. Niewłaściwe postępowanie z substancjami niebezpiecznymi, odpadami i emisjami może prowadzić do poważnych szkód w środowisku oraz stanowić zagrożenia dla zdrowia, czemu Spółka aktywnie zapobiega.

Efektywne wykorzystanie zasobów naturalnych

Spółka UMARUTTI s.r.o. zobowiązuje się do efektywnego i oszczędnego wykorzystywania zasobów naturalnych, w szczególności energii, wody oraz innych materiałów niezbędnych do jej działalności. Będzie dążyć do zmniejszania zużycia tych zasobów na jednostkę produkcji lub usługi oraz poszukiwać możliwości ich oszczędzania i bardziej efektywnego wykorzystania.

Obejmuje to:

• Monitorowanie zużycia energii i wody oraz wdrażanie działań ograniczających ich marnotrawstwo.
• Wspieranie stosowania technologii i rozwiązań energooszczędnych.
• Rozważanie wykorzystania odnawialnych źródeł energii tam, gdzie jest to technicznie i ekonomicznie wykonalne.
• Minimalizowanie zużycia surowców i materiałów oraz preferowanie alternatyw z recyklingu lub zrównoważonych, jeśli są dostępne i odpowiednie.

Oszczędzanie zasobów naturalnych nie tylko przyczynia się do ochrony środowiska, ale może również mieć pozytywny wpływ ekonomiczny na Spółkę poprzez obniżenie kosztów operacyjnych. Podejście to jest zgodne z zasadami zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialnego prowadzenia działalności gospodarczej.

Zgłaszanie nieetycznych działań i ochrona sygnalistów (Whistleblowing)

Spółka UMARUTTI s.r.o. wspiera kulturę otwartości i przejrzystości oraz zachęca wszystkich swoich pracowników, a także ewentualnie zewnętrznych współpracowników i partnerów biznesowych, do zgłaszania wszelkich podejrzeń naruszenia niniejszego Kodeksu Etycznego, obowiązujących przepisów prawa lub wewnętrznych wytycznych Spółki. Utworzenie i utrzymywanie wiarygodnych oraz bezpiecznych kanałów zgłaszania ma kluczowe znaczenie dla zapobiegania i wykrywania nieetycznych działań.

Spółka wdrożyła wewnętrzny system zgłaszania zgodny z ustawą nr 171/2023 Sb., o ochronie sygnalistów. Szczegółowe informacje dotyczące sposobu składania zgłoszeń, procedury ich rozpatrywania oraz ochrony sygnalistów są dostępne na stronie internetowej Spółki i/lub na żądanie. W sprawach dotyczących korzystania z platform AreteApp i Diamond Studio dostępny jest adres e-mail [email protected]. Niniejszy Kodeks Etyczny w pełni integruje te już wdrożone procedury i odwołuje się do nich.

Spółka zobowiązuje się do ochrony sygnalistów działających w dobrej wierze. Jakakolwiek forma odwetu, dyskryminacji lub innego negatywnego traktowania osoby, która dokonała zgłoszenia, jest surowo zabroniona. Tożsamość sygnalisty będzie chroniona w maksymalnym zakresie dozwolonym przez prawo oraz zgodnie z wewnętrznymi procedurami rozpatrywania zgłoszeń. Sprawnie działający i wiarygodny system whistleblowing jest postrzegany jako jedno z najskuteczniejszych narzędzi wykrywania i zapobiegania nieetycznym działaniom oraz wzmacniania kultury etycznej w Spółce. Kluczowe jest, aby system ten był postrzegany przez wszystkich jako bezpieczny, sprawiedliwy i efektywny.

Postępowanie wyjaśniające i postępowanie dyscyplinarne

Wszystkie zgłoszenia dotyczące możliwego naruszenia niniejszego Kodeksu Etycznego, obowiązujących przepisów prawa lub wewnętrznych wytycznych Spółki będą traktowane z pełną powagą oraz zostaną należycie, bezstronnie i terminowo zbadane przez wyznaczoną osobę odpowiedzialną lub komisję, zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki. Celem postępowania wyjaśniającego jest obiektywne ustalenie stanu faktycznego oraz ocena, czy doszło do naruszenia.

W przypadku, gdy dochodzenie wykaże naruszenie Kodeksu Etycznego, wobec osób odpowiedzialnych zostaną zastosowane odpowiednie i proporcjonalne środki dyscyplinarne. Środki te mogą obejmować od ustnego lub pisemnego upomnienia, poprzez kary finansowe, obniżenie wynagrodzenia uznaniowego, przeniesienie na inne stanowisko, aż po rozwiązanie stosunku pracy lub stosunku umownego, zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz innymi właściwymi ustawami. W przypadkach, gdy działanie mogłoby wypełniać znamiona przestępstwa lub wykroczenia, Spółka zastrzega sobie prawo przekazania sprawy organom ścigania lub innym właściwym organom państwowym.

Przejrzysty, spójny i sprawiedliwy proces dochodzenia oraz stosowania środków dyscyplinarnych jest niezbędny dla utrzymania zaufania do Kodeksu Etycznego oraz dla wykazania zaangażowania Spółki w jego egzekwowanie.

Regularny przegląd i aktualizacja kodeksu

Niniejszy Kodeks Etyczny nie jest dokumentem statycznym, lecz żywym narzędziem, które musi odzwierciedlać zmiany w przepisach prawa, praktykach biznesowych, standardach etycznych oraz oczekiwaniach interesariuszy. Z tego powodu Kodeks będzie regularnie, jednak nie rzadziej niż raz w roku, lub w zależności od bieżącej potrzeby (np. w przypadku istotnych zmian w działalności Spółki lub w otoczeniu regulacyjnym), poddawany przeglądowi przez kierownictwo Spółki.

Celem przeglądu jest zapewnienie, aby Kodeks pozostawał aktualny, adekwatny, zrozumiały i skuteczny we wspieraniu zachowań etycznych oraz przestrzegania przepisów w ramach Spółki. W proces przeglądu mogą zostać zaangażowani właściwi pracownicy, a w razie potrzeby także zewnętrzni eksperci. Wszelkie proponowane zmiany lub uzupełnienia Kodeksu zostaną należycie zatwierdzone przez kierownictwo Spółki, a następnie zakomunikowane wszystkim pracownikom. Regularny przegląd i aktualizacja są kluczowe dla utrzymania dynamiki kultury etycznej oraz dla adaptacji do nieustannie zmieniającego się otoczenia biznesowego i społecznego.

Przestrzeganie niniejszego Kodeksu Etycznego jest podstawowym obowiązkiem każdego pracownika i przedstawiciela spółki UMARUTTI s.r.o. Naruszenie niniejszego Kodeksu może prowadzić do zastosowania środków dyscyplinarnych, w tym do ewentualnego rozwiązania stosunku pracy lub stosunku umownego, a w poważnych przypadkach także do podjęcia kroków prawnych.

Każdy pracownik jest zobowiązany do dokładnego zapoznania się z treścią niniejszego Kodeksu, a w przypadku jakichkolwiek niejasności lub potrzeby konsultacji dotyczących jego interpretacji lub stosowania, do zwrócenia się do swojego bezpośredniego przełożonego lub do wyznaczonej osoby kontaktowej w Spółce odpowiedzialnej za etykę i compliance.

Niniejszy Kodeks Etyczny spółki UMARUTTI s.r.o. wchodzi w życie z dniem.

W Pradze dnia 25.05.2025

Vladimír Kondratěnko

Dyrektor zarządzający spółki UMARUTTI s.r.o.