DYREKTYWA SPÓŁKI UMARUTTI S.R.O. DOTYCZĄCA ROZPATRYWANIA ZGŁOSZEŃ

Cel: Ustalenie zasad i procedur składania, przyjmowania, oceny i rozpatrywania zgłoszeń dotyczących możliwego bezprawnego działania w spółce Umarutti s.r.o. (dalej „Spółka”) oraz zapewnienie ochrony sygnalistów zgodnie z ustawą nr 171/2023 Sb. (dalej „Ustawa”).

Zakres podmiotowy: Niniejsza Dyrektywa określa prawa i obowiązki Spółki, Osoby właściwej oraz Sygnalisty. Sygnalistami mogą być w szczególności (lecz nie wyłącznie) pracownicy (obecni i byli), kandydaci do pracy, członkowie organów, klienci i użytkownicy platformy AreteApp, dostawcy, usługodawcy, stażyści oraz inne osoby, które na rzecz Spółki wykonują lub wykonywały pracę albo inną podobną działalność, lub pozostawały bądź pozostają z nią w kontakcie w związku z taką działalnością, zgodnie z § 2 Ustawy.

Zakres przedmiotowy: Reguluje cały proces od złożenia zgłoszenia po jego rozpatrzenie.

Zakres czasowy: Dotyczy zgłoszeń odnoszących się do działań niezależnie od tego, kiedy miały miejsce.

Tutaj zostaną zdefiniowane kluczowe pojęcia, takie jak: Sygnalista, Zgłoszenie, Bezprawne działanie (z odniesieniem do § 2 Ustawy), Działanie odwetowe (z odniesieniem do § 4 Ustawy), Osoba właściwa, Spółka, Osoba powiązana, Narzędzie (platforma FaceUp), Ustawa. (Oprzeć się na wzorze i Ustawie).

Sygnalista: Osoba fizyczna, która dokonuje Zgłoszenia zgodnie z Ustawą, ponieważ o Podejrzanych okolicznościach dowiedziała się w związku z pracą lub inną podobną działalnością wykonywaną na rzecz Spółki (lub w związku z którą pozostawała z nią w kontakcie), w tym klienci Spółki oraz użytkownicy platformy AreteApp.

Spółka wyznacza jako Osobę właściwą pana Vladimíra Kondratěnka, członka zarządu spółki. Dane kontaktowe osoby właściwej to whistleblowing{'@'}areteapp.eu oraz numer telefonu +420 606 751 525.

Osoba właściwa spełnia wszystkie wymogi ustawowe określone w § 10 ustawy o ochronie sygnalistów, tj. jest niekarana, pełnoletnia i posiada pełną zdolność do czynności prawnych. W ramach swoich obowiązków przyjmuje i ocenia zgłoszenia dotyczące możliwego bezprawnego działania, proponuje kierownictwu spółki środki naprawcze w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, postępuje przy rozpatrywaniu zgłoszeń bezstronnie i obiektywnie oraz zachowuje poufność co do wszystkich okoliczności, o których dowie się w związku z wykonywaniem swojej funkcji, zgodnie z § 11 ustawy.

Spółka gwarantuje, że osoba właściwa nie będzie w żaden sposób represjonowana za należyte wykonywanie czynności wynikających z tej funkcji, zgodnie z § 11 ustawy o ochronie sygnalistów. Ochrona ta obejmuje w szczególności zakaz jakichkolwiek sankcji, dyskryminacji lub innych negatywnych konsekwencji związanych z należytym wykonywaniem obowiązków osoby właściwej.

Kto może złożyć: Zgłoszenie może złożyć każda osoba fizyczna, która dowiedziała się o możliwym bezprawnym działaniu w związku z pracą lub inną podobną działalnością na rzecz Spółki (lub w kontakcie z nią), zgodnie z definicją w § 2 Ustawy. Obejmuje to wprost pracowników (obecnych i byłych), kandydatów do pracy, członków organów Spółki, klientów i użytkowników platformy AreteApp, dostawców, usługodawców, stażystów oraz inne osoby współpracujące.

Co można zgłosić: Zob. Zakres przedmiotowy oraz § 2 Ustawy. Wskazać, że nie dotyczy to zgłoszeń świadomie nieprawdziwych (§ 7 ust. 3 Ustawy). Wyłączyć informacje zgodnie z § 3 Ustawy.

Sposoby złożenia (§ 9 Ustawy):

• Preferowane: Narzędzie FaceUp: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – pisemnie i ustnie (wiadomość głosowa), anonimowo i nieanonimowo.
• E-mail: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Telefon: +420 606 751 525
• Osobiście: Po uzgodnieniu z Osobą właściwą (do 14 dni).
• Zewnętrznie: Możliwość złożenia zgłoszenia w Ministerstwie Sprawiedliwości.

Treść zgłoszenia: Dane dotyczące imienia, nazwiska i daty urodzenia lub inne dane, na podstawie których można ustalić tożsamość zgłaszającego (jeżeli nie jest anonimowy i zostały podane), oraz informacje o możliwym działaniu niezgodnym z prawem (§ 2 ust. 2 Ustawy).

Potwierdzenie przyjęcia: W terminie do 7 dni, z wyjątkami (§ 12 ust. 2 Ustawy).

Ewidencja: Prowadzenie ewidencji w Narzędziu FaceUp w zakresie zgodnym z § 21 Ustawy.

Przechowywanie: Przez okres 5 lat (§ 21 ust. 2 Ustawy).

Dostęp: Wyłącznie Osoba właściwa (§ 21 ust. 3 Ustawy).

Rejestracja zgłoszeń ustnych: Nagranie (za zgodą) lub transkrypcja, możliwość wypowiedzi zgłaszającego (§ 19 Ustawy).

Termin: Do 30 dni, możliwość przedłużenia 2x o 30 dni (§ 12 ust. 3 Ustawy).

Procedura: Osoba właściwa dokonuje bezstronnej oceny, gromadzi informacje, może żądać współpracy.

Zgłoszenie bezzasadne: Powiadomienie sygnalisty, pouczenie o prawie złożenia zgłoszenia do organu władzy publicznej (§ 12 ust. 6 Ustawy).

Zgłoszenie zasadne: Propozycja środków naprawczych dla Spółki (§ 12 ust. 5 Ustawy).

Powiadomienie sygnalisty: Informacja o wyniku oceny (§ 12 ust. 3 Ustawy).

Przyjęcie: Spółka przyjmie odpowiednie środki w celu naprawy lub zapobieżenia stanowi niezgodnemu z prawem (§ 9 ust. 2 lit. g) Ustawy).

Przykłady: Zmiana procesów, szkolenia, postępowanie dyscyplinarne, zakończenie relacji, naprawienie szkody, złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

Informowanie sygnalisty: O przyjętych środkach (§ 12 ust. 5 Ustawy).

Zakaz działań odwetowych: Ścisły zakaz jakiejkolwiek formy odwetu wobec sygnalisty i innych osób chronionych (§ 4 Ustawy).

Ochrona tożsamości: Obowiązek Osoby właściwej zachowania poufności co do tożsamości, wyjątki zgodnie z § 20 Ustawy.

Poufność: Obowiązek zachowania poufności co do treści zgłoszenia (§ 11, § 20 Ustawy).

Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO oraz Zasadami ochrony danych osobowych Spółki. Informowanie sygnalistów o przetwarzaniu.

Spółka zapewni, aby niniejsza Dyrektywa oraz informacje dotyczące whistleblowingu były dostępne dla wszystkich właściwych osób (np. w intranecie, na stronie internetowej).

Spółka zapewni szkolenia dla pracowników oraz Osoby właściwej.

Wejście w życie dyrektywy z dniem 25.05.2025