RICHTLINIE DER GESELLSCHAFT UMARUTTI S.R.O. ZUR BEARBEITUNG VON MELDUNGEN

Zweck: Festlegung von Regeln und Verfahren für die Abgabe, Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung von Meldungen über mögliches rechtswidriges Verhalten in der Gesellschaft Umarutti s.r.o. (nachfolgend „Gesellschaft“) sowie Sicherstellung des Schutzes von Hinweisgebern gemäß dem Gesetz Nr. 171/2023 Slg. (nachfolgend „Gesetz“).

Persönlicher Geltungsbereich: Diese Richtlinie legt Rechte und Pflichten für die Gesellschaft, die zuständige Person und den Hinweisgeber fest. Hinweisgeber können insbesondere (aber nicht nur) Arbeitnehmer (derzeitige und ehemalige), Bewerber, Mitglieder von Organen, Kunden und Nutzer der Plattform AreteApp, Lieferanten, Dienstleister, Praktikanten sowie weitere Personen sein, die für die Gesellschaft Arbeit oder eine vergleichbare Tätigkeit ausüben oder ausgeübt haben oder mit ihr im Zusammenhang mit einer solchen Tätigkeit in Kontakt standen oder stehen, gemäß § 2 des Gesetzes.

Sachlicher Geltungsbereich: Regelt den gesamten Prozess von der Einreichung bis zur Bearbeitung der Meldung.

Zeitlicher Geltungsbereich: Gilt für Meldungen, die sich auf Handlungen beziehen, unabhängig davon, wann diese stattgefunden haben.

Hier werden die Schlüsselbegriffe definiert, wie: Hinweisgeber, Meldung, rechtswidriges Verhalten (mit Verweis auf § 2 des Gesetzes), Vergeltungsmaßnahme (mit Verweis auf § 4 des Gesetzes), zuständige Person, Gesellschaft, nahestehende Person, Instrument (FaceUp-Plattform), Gesetz. (Ausgehend von der Vorlage und dem Gesetz).

Hinweisgeber: Eine natürliche Person, die eine Meldung gemäß dem Gesetz erstattet, weil sie von den Verdachtsumständen im Zusammenhang mit einer Arbeit oder einer anderen vergleichbaren Tätigkeit, die für die Gesellschaft ausgeübt wird (oder mit der sie im Zusammenhang mit einer solchen Tätigkeit in Kontakt stand), Kenntnis erlangt hat, einschließlich der Kunden der Gesellschaft und der Nutzer der Plattform AreteApp.

Die Gesellschaft bestimmt als zuständige Person Herrn Vladimír Kondratěnko, Geschäftsführer der Gesellschaft. Die Kontaktdaten der zuständigen Person sind whistleblowing{'@'}areteapp.eu und die Telefonnummer +420 606 751 525.

Die zuständige Person erfüllt sämtliche gesetzlichen Anforderungen gemäß § 10 des Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern, ist somit unbescholten, volljährig und voll geschäftsfähig. Im Rahmen ihrer Pflichten nimmt sie Meldungen über mögliches rechtswidriges Verhalten entgegen und prüft diese, schlägt der Unternehmensleitung Abhilfemaßnahmen zur Beseitigung festgestellter Mängel vor, geht bei der Bearbeitung von Meldungen unparteiisch und objektiv vor und wahrt die Vertraulichkeit über alle Tatsachen, von denen sie im Zusammenhang mit der Ausübung ihrer Funktion Kenntnis erlangt, gemäß § 11 des Gesetzes.

Die Gesellschaft garantiert, dass die zuständige Person wegen der ordnungsgemäßen Ausübung ihrer aus dieser Funktion resultierenden Tätigkeit in keiner Weise benachteiligt wird, wie es § 11 des Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern vorsieht. Dieser Schutz umfasst insbesondere das Verbot jeglicher Sanktionen, Diskriminierung oder sonstiger negativer Folgen im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfüllung der Pflichten der zuständigen Person.

Wer kann eine Meldung abgeben: Eine Meldung kann jede natürliche Person abgeben, die von einem möglichen rechtswidrigen Verhalten im Zusammenhang mit einer Arbeit oder einer anderen vergleichbaren Tätigkeit für die Gesellschaft (oder im Kontakt mit ihr) Kenntnis erlangt hat, wie in § 2 des Gesetzes definiert. Dies umfasst ausdrücklich Arbeitnehmer (derzeitige und ehemalige), Bewerber, Mitglieder von Organen der Gesellschaft, Kunden und Nutzer der Plattform AreteApp, Lieferanten, Dienstleister, Praktikanten sowie weitere mitwirkende Personen.

Was gemeldet werden kann: Siehe sachlicher Geltungsbereich und § 2 des Gesetzes. Erwähnen, dass dies nicht für wissentlich falsche Meldungen gilt (§ 7 Abs. 3 des Gesetzes). Informationen gemäß § 3 des Gesetzes ausschließen.

Meldewege (§ 9 des Gesetzes):

• Bevorzugt: FaceUp-Tool: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – schriftlich und mündlich (Sprachnachricht), anonym und nicht anonym.
• E-Mail: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Telefon: +420 606 751 525
• Persönlich: Nach Vereinbarung mit der zuständigen Person (innerhalb von 14 Tagen).
• Extern: Möglichkeit der Einreichung beim Justizministerium.

Inhalt der Meldung: Angaben zu Vorname, Nachname und Geburtsdatum oder andere Angaben, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person abgeleitet werden kann (sofern nicht anonym und sofern bereitgestellt), sowie Informationen über ein mögliches rechtswidriges Verhalten (§ 2 Abs. 2 des Gesetzes).

Bestätigung des Eingangs: Innerhalb von 7 Tagen, mit Ausnahmen (§ 12 Abs. 2 des Gesetzes).

Erfassung: Führung der Erfassung im FaceUp-Tool im Umfang gemäß § 21 des Gesetzes.

Aufbewahrung: Für die Dauer von 5 Jahren (§ 21 Abs. 2 des Gesetzes).

Zugriff: Ausschließlich die zuständige Person (§ 21 Abs. 3 des Gesetzes).

Aufzeichnung mündlicher Meldungen: Tonaufnahme (mit Zustimmung) oder Niederschrift, Möglichkeit zur Stellungnahme der hinweisgebenden Person (§ 19 des Gesetzes).

Frist: Bis zu 30 Tagen, Möglichkeit der Verlängerung 2x um 30 Tage (§ 12 Abs. 3 des Gesetzes).

Vorgehensweise: Die zuständige Person beurteilt unparteiisch, sammelt Informationen und kann um Mitwirkung ersuchen.

Unbegründete Meldung: Benachrichtigung des Hinweisgebers, Belehrung über das Recht, sich an eine Behörde zu wenden (§ 12 Abs. 6 des Gesetzes).

Begründete Meldung: Vorschlag von Abhilfemaßnahmen der Gesellschaft (§ 12 Abs. 5 des Gesetzes).

Benachrichtigung des Hinweisgebers: Information über das Ergebnis der Prüfung (§ 12 Abs. 3 des Gesetzes).

Ergreifung: Die Gesellschaft ergreift geeignete Maßnahmen zur Abhilfe oder zur Verhinderung eines rechtswidrigen Zustands (§ 9 Abs. 2 Buchst. g) des Gesetzes).

Beispiele: Änderung von Prozessen, Schulungen, Disziplinarverfahren, Beendigung des Verhältnisses, Schadensersatz, Erstattung einer Strafanzeige.

Information des Hinweisgebers: Über die ergriffenen Maßnahmen (§ 12 Abs. 5 des Gesetzes).

Verbot von Vergeltungsmaßnahmen: Striktes Verbot jeglicher Form von Vergeltung gegenüber dem Hinweisgeber und weiteren geschützten Personen (§ 4 des Gesetzes).

Schutz der Identität: Pflicht der zuständigen Person, über die Identität Stillschweigen zu bewahren; Ausnahmen gemäß § 20 des Gesetzes.

Vertraulichkeit: Pflicht, über den Inhalt der Meldung Stillschweigen zu bewahren (§ 11, § 20 des Gesetzes).

Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit der DSGVO und den Grundsätzen zum Schutz personenbezogener Daten der Gesellschaft. Information der Hinweisgeber über die Verarbeitung.

Das Unternehmen stellt sicher, dass diese Richtlinie und Informationen zum Whistleblowing allen relevanten Personen zugänglich sind (z. B. im Intranet, auf der Website).

Das Unternehmen stellt die Schulung der Mitarbeitenden und der zuständigen Person sicher.

Inkrafttreten der Richtlinie am 25.05.2025