DIRECTIVA SOCIETĂȚII UMARUTTI S.R.O. PRIVIND SOLUȚIONAREA SESIZĂRILOR

Scop: Stabilirea regulilor și procedurilor pentru depunerea, primirea, evaluarea și soluționarea sesizărilor privind posibile fapte ilegale în cadrul societății Umarutti s.r.o. (denumită în continuare „Societatea”) și asigurarea protecției avertizorilor în conformitate cu Legea nr. 171/2023 Sb. (denumită în continuare „Legea”).

Domeniu de aplicare personal: Prezenta Directivă stabilește drepturile și obligațiile pentru Societate, Persoana competentă și Avertizor. Avertizori pot fi, în special (dar nu numai), angajații (actuali și foști), candidații la angajare, membrii organelor, clienții și utilizatorii platformei AreteApp, furnizorii, prestatorii de servicii, stagiarii și alte persoane care desfășoară sau au desfășurat pentru Societate muncă ori o activitate similară sau care au fost ori sunt în contact cu aceasta în legătură cu o astfel de activitate, în conformitate cu § 2 din Lege.

Domeniu de aplicare material: Reglementează întregul proces, de la depunere până la soluționarea sesizării.

Domeniu de aplicare temporal: Se aplică sesizărilor privind fapte indiferent de momentul în care au avut loc.

Aici vor fi definite noțiunile-cheie precum: Avertizor, Sesizare, Faptă ilegală (cu trimitere la § 2 din Lege), Măsură de represalii (cu trimitere la § 4 din Lege), Persoană competentă, Societate, Persoană afiliată, Instrument (platforma FaceUp), Lege. (A se baza pe model și pe Lege).

Avertizor: Persoană fizică care face o Sesizare în temeiul Legii, deoarece a aflat despre Faptele suspecte în legătură cu munca sau o altă activitate similară desfășurată pentru Societate (sau cu care a fost în contact în legătură cu o astfel de activitate), inclusiv clienții Societății și utilizatorii platformei AreteApp.

Societatea îl desemnează ca Persoană competentă pe domnul Vladimír Kondratěnko, administratorul societății. Datele de contact ale persoanei competente sunt whistleblowing{'@'}areteapp.eu și numărul de telefon +420 606 751 525.

Persoana competentă îndeplinește toate cerințele legale prevăzute la § 10 din legea privind protecția avertizorilor, fiind așadar fără antecedente, majoră și cu capacitate deplină de exercițiu. În cadrul atribuțiilor sale, primește și evaluează sesizările privind posibile fapte ilegale, propune conducerii societății măsuri corective pentru remedierea deficiențelor constatate, procedează la soluționarea sesizărilor în mod imparțial și obiectiv și păstrează confidențialitatea cu privire la toate faptele de care ia cunoștință în legătură cu exercitarea funcției sale, în conformitate cu § 11 din lege.

Societatea garantează că persoana competentă nu va fi sancționată în niciun fel pentru exercitarea corespunzătoare a activității sale care decurge din această funcție, astfel cum prevede § 11 din legea privind protecția avertizorilor. Această protecție include, în special, interdicția oricăror sancțiuni, discriminări sau alte consecințe negative legate de îndeplinirea corespunzătoare a obligațiilor persoanei competente.

Cine poate depune: Sesizarea poate fi depusă de orice persoană fizică care a aflat despre o posibilă faptă ilegală în legătură cu munca sau o altă activitate similară pentru Societate (sau în contact cu aceasta), astfel cum este definit la § 2 din Lege. Aceasta include în mod expres angajații (actuali și foști), candidații la angajare, membrii organelor Societății, clienții și utilizatorii platformei AreteApp, furnizorii, prestatorii de servicii, stagiarii și alte persoane colaboratoare.

Ce se poate depune: A se vedea Domeniul de aplicare material și § 2 din Lege. Menționați că nu se aplică sesizărilor în mod conștient neadevărate (§ 7 alin. 3 din Lege). Excludeți informațiile conform § 3 din Lege.

Modalități de depunere (§ 9 din Lege):

• Preferat: Instrumentul FaceUp: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – în scris și oral (mesaj vocal), anonim și neanonim.
• E-mail: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Telefon: +420 606 751 525
• Personal: După convenire cu Persoana competentă (în termen de 14 zile).
• Extern: Posibilitatea de a depune la Ministerul Justiției.

Conținutul sesizării: Date privind numele, prenumele și data nașterii sau alte date din care se poate deduce identitatea avertizorului (dacă nu este anonim și sunt furnizate) și informații despre o posibilă faptă ilicită (§ 2 alin. 2 din Lege).

Confirmarea primirii: În termen de 7 zile, cu excepții (§ 12 alin. 2 din Lege).

Evidență: Ținerea evidenței în Instrumentul FaceUp în conformitate cu § 21 din Lege.

Păstrare: Pe o perioadă de 5 ani (§ 21 alin. 2 din Lege).

Acces: Doar Persoana competentă (§ 21 alin. 3 din Lege).

Înregistrarea sesizărilor orale: Înregistrare (cu consimțământ) sau transcriere, posibilitatea exprimării avertizorului (§ 19 din Lege).

Termen: În termen de 30 de zile, cu posibilitatea prelungirii de 2 ori cu câte 30 de zile (§ 12 alin. 3 din Lege).

Procedură: Persoana competentă evaluează imparțial, colectează informații, poate solicita cooperare.

Sesizare neîntemeiată: Informarea avertizorului, instruire privind dreptul de a depune la o autoritate publică (§ 12 alin. 6 din Lege).

Sesizare întemeiată: Propunerea de măsuri corective pentru Societate (§ 12 alin. 5 din Lege).

Informarea avertizorului: Informații privind rezultatul evaluării (§ 12 alin. 3 din Lege).

Adoptare: Societatea va adopta măsuri adecvate pentru remedierea sau prevenirea unei stări ilegale (§ 9 alin. 2 lit. g) din Lege).

Exemple: Modificarea proceselor, instruire, proceduri disciplinare, încetarea relației, despăgubiri, depunerea unei plângeri penale.

Informarea avertizorului: Cu privire la măsurile adoptate (§ 12 alin. 5 din Lege).

Interdicția măsurilor de represalii: Interdicție strictă a oricărei forme de represalii împotriva avertizorului și a altor persoane protejate (§ 4 din Lege).

Protecția identității: Obligația Persoanei competente de a păstra confidențialitatea identității, cu excepțiile prevăzute la § 20 din Lege.

Confidențialitate: Obligația de a păstra confidențialitatea cu privire la conținutul sesizării (§ 11, § 20 din Lege).

Prelucrarea datelor cu caracter personal în conformitate cu GDPR și cu Politica Societății privind protecția datelor cu caracter personal. Informarea avertizorilor cu privire la prelucrare.

Societatea se va asigura că prezenta Directivă și informațiile privind whistleblowing-ul sunt disponibile tuturor persoanelor relevante (de ex. pe intranet, pe site).

Societatea va asigura instruirea angajaților și a Persoanei competente.

Intrarea în vigoare a directivei la data de 25.05.2025