SMERNICA DRUŽBE UMARUTTI S.R.O. O OBRAVNAVI PRIJAV

Namen: Določiti pravila in postopke za podajanje, sprejemanje, presojo in obravnavo prijav o morebitnem protipravnem ravnanju v družbi Umarutti s.r.o. (v nadaljevanju "Družba") ter zagotoviti zaščito prijaviteljev v skladu z zakonom št. 171/2023 Sb. (v nadaljevanju "Zakon").

Osebno področje uporabe: Ta Smernica določa pravice in obveznosti za Družbo, Pristojno osebo in Prijavitelja. Prijavitelji so lahko zlasti (vendar ne izključno) zaposleni (sedanji in nekdanji), kandidati za zaposlitev, člani organov, stranke in uporabniki platforme AreteApp, dobavitelji, ponudniki storitev, pripravniki in druge osebe, ki za Družbo opravljajo ali so opravljale delo ali drugo podobno dejavnost, ali so bile oziroma so z njo v stiku v zvezi s takšno dejavnostjo, v skladu s § 2 Zakona.

Stvarno področje uporabe: Ureja celoten postopek od vložitve do obravnave prijave.

Časovno področje uporabe: Nanaša se na prijave glede ravnanj ne glede na to, kdaj so se zgodila.

Tukaj bodo opredeljeni ključni pojmi, kot so: Prijavitelj, Prijava, Protipravno ravnanje (s sklicem na § 2 Zakona ), Povračilni ukrep (s sklicem na § 4 Zakona ), Pristojna oseba, Družba, Povezana oseba, Orodje (platforma FaceUp ), Zakon. (Izhajati iz vzorca in Zakona ).

Prijavitelj: Fizična oseba, ki poda Prijavo v skladu z Zakonom, ker je za Sumljive okoliščine izvedela v zvezi z delom ali drugo podobno dejavnostjo, ki jo opravlja za Družbo (ali je bila z njo v stiku v zvezi s takšno dejavnostjo), vključno s strankami Družbe in uporabniki platforme AreteApp.

Družba določa kot Pristojno osebo gospoda Vladimíra Kondratěnka, direktorja družbe. Kontaktni podatki pristojne osebe so whistleblowing{'@'}areteapp.eu in telefonska številka +420 606 751 525.

Pristojna oseba izpolnjuje vse zakonske zahteve, določene v § 10 zakona o zaščiti prijaviteljev, tj. je nekaznovana, polnoletna in v celoti poslovno sposobna. V okviru svojih obveznosti sprejema in presoja prijave o morebitnem protipravnem ravnanju, vodstvu družbe predlaga korektivne ukrepe za odpravo ugotovljenih pomanjkljivosti, pri obravnavi prijav ravna nepristransko in objektivno ter ohranja zaupnost vseh dejstev, za katera izve v zvezi z opravljanjem svoje funkcije, v skladu s § 11 zakona.

Družba jamči, da pristojna oseba ne bo kakorkoli sankcionirana zaradi pravilnega opravljanja svoje dejavnosti, ki izhaja iz te funkcije, kot določa § 11 zakona o zaščiti prijaviteljev. Ta zaščita zlasti vključuje prepoved kakršnihkoli sankcij, diskriminacije ali drugih negativnih posledic, povezanih s pravilnim izpolnjevanjem obveznosti pristojne osebe.

Kdo lahko poda: Prijavo lahko poda katerakoli fizična oseba, ki je za morebitno protipravno ravnanje izvedela v zvezi z delom ali drugo podobno dejavnostjo za Družbo (ali v stiku z njo), kot je opredeljeno v § 2 Zakona. To izrecno vključuje zaposlene (sedanje in nekdanje), kandidate za zaposlitev, člane organov Družbe, stranke in uporabnike platforme AreteApp, dobavitelje, ponudnike storitev, pripravnike in druge sodelujoče osebe.

Kaj je mogoče prijaviti: Glej Stvarno področje uporabe in § 2 Zakona. Omeniti, da se ne nanaša na zavestno neresnične prijave (§ 7 odst. 3 Zakona ). Izključiti informacije v skladu s § 3 Zakona.

Načini podaje (§ 9 Zakona ):

• Prednostno: Orodje FaceUp: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – pisno in ustno (glasovno sporočilo), anonimno in neanonimno.
• E-pošta: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Telefon: +420 606 751 525
• Osebno: Po dogovoru s pristojno osebo (v 14 dneh).
• Zunanje: Možnost vložitve pri Ministrstvu za pravosodje.

Vsebina prijave: Podatki o imenu, priimku in datumu rojstva ali drugi podatki, iz katerih je mogoče sklepati identiteto prijavitelja (če ni anonimen in so podatki posredovani), ter informacije o morebitnem protipravnem ravnanju (§ 2 odst. 2 Zakona).

Potrditev prejema: V 7 dneh, z izjemami (§ 12 odst. 2 Zakona).

Evidenca: Vodenje evidence v orodju FaceUp v obsegu v skladu s § 21 Zakona.

Hramba: Za obdobje 5 let (§ 21 odst. 2 Zakona).

Dostop: Samo pristojna oseba (§ 21 odst. 3 Zakona).

Zapis ustnih prijav: Posnetek (s soglasjem) ali prepis, možnost izjave prijavitelja (§ 19 Zakona).

Rok: V 30 dneh, možnost podaljšanja 2x za 30 dni (§ 12 odst. 3 Zakona).

Postopek: Pristojna oseba nepristransko presoja, zbira informacije, lahko zahteva sodelovanje.

Neutemeljena prijava: Obvestilo prijavitelju, pouk o pravici do vložitve pri organu javne oblasti (§ 12 odst. 6 Zakona).

Utemeljena prijava: Predlog popravljalnih ukrepov družbe (§ 12 odst. 5 Zakona).

Obvestilo prijavitelju: Informacije o rezultatu presoje (§ 12 odst. 3 Zakona).

Sprejetje: Družba bo sprejela ustrezne ukrepe za odpravo ali preprečitev protipravnega stanja (§ 9 odst. 2 písm. g) Zakona).

Primeri: Sprememba procesov, usposabljanje, disciplinski postopek, prekinitev razmerja, povračilo škode, vložitev kazenske ovadbe.

Obveščanje prijavitelja: O sprejetih ukrepih (§ 12 odst. 5 Zakona).

Prepoved povračilnih ukrepov: Stroga prepoved kakršnekoli oblike povračilnih ukrepov zoper prijavitelja in druge zaščitene osebe (§ 4 Zakona).

Zaščita identitete: Dolžnost Pristojne osebe, da varuje zaupnost identitete, z izjemami v skladu s § 20 Zakona.

Zaupnost: Dolžnost varovanja zaupnosti vsebine prijave (§ 11, § 20 Zakona).

Obdelava osebnih podatkov v skladu z GDPR in Pravili varstva osebnih podatkov družbe. Obveščanje prijaviteljev o obdelavi.

Družba bo zagotovila, da bosta ta Pravilnik in informacije o žvižgaštvu dostopni vsem relevantnim osebam (npr. na intranetu, spletni strani).

Družba bo zagotovila usposabljanje zaposlenih in Pristojne osebe.

Začetek veljavnosti pravilnika: 25.05.2025