AML-policy för Umarutti s.r.o.

Ikraftträdandedatum: 25.05.2025

1. Inledning och syfte med policyn

UMARUTTI s.r.o. (nedan ”Bolaget” eller ”vi”) är fullt engagerat i att förhindra att dess affärsverksamhet och plattformen AreteApp (nedan ”Plattformen”) används för legalisering av vinning från brottslig verksamhet (penningtvätt) och finansiering av terrorism. Detta åtagande är i linje med våra etiska principer, såsom de definieras i Bolagets etiska kod, samt med våra lagstadgade skyldigheter, särskilt de skyldigheter som följer av lag nr 253/2008 Sb. om vissa åtgärder mot legalisering av vinning från brottslig verksamhet och finansiering av terrorism. Inom branschen för handel med diamanter, ädelstenar och smycken, som kan vara föremål för förhöjda risker, anser vi att transparenta och robusta AML-åtgärder är avgörande för att bygga och upprätthålla förtroendet hos våra kunder och affärspartner. Offentliggörandet av denna policy är ett uttryck för vårt proaktiva förhållningssätt till hanteringen av dessa risker.

Syftet med denna AML-policy (nedan ”Policyn”) är att informera våra kunder, affärspartner och allmänheten om de grundläggande principer och åtgärder som Bolaget tillämpar i kampen mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Policyn beskriver vår ställning som rapporteringsskyldig enhet och de allmänna skyldigheter som därav följer för oss och för våra kunder. En tydligt formulerad och offentligt tillgänglig AML-policy kan även bidra till ett smidigare genomförande av internationella transaktioner, eftersom utländska partner och finansiella institutioner ofta kräver bevis på robusta AML-åtgärder, vilket kan förenkla deras processer för kundkännedom och potentiellt påskynda transaktioner. Denna Policy är offentligt tillgänglig på Plattformens webbplats.

Denna Policy gäller all grossistförsäljning av diamanter, ädelstenar, smycken och andra varor (såsom definierat i Bolagets allmänna villkor) som genomförs av Bolaget, inklusive transaktioner som genomförs via Plattformen AreteApp och genom andra kommunikationsmedel.

Det är viktigt att betona att denna Policy inte innehåller detaljerade interna rutiner, kontrollmekanismer och system för riskbedömning som Bolaget tillämpar vid AML-granskning. Dessa interna processer betraktas som konfidentiell information och ett offentliggörande skulle kunna äventyra effektiviteten i våra AML-åtgärder.

2. Rättslig ram och definitioner

För denna Policys syften och för en bättre förståelse av våra AML-åtaganden är följande definitioner och rättsliga ramverk centrala. För fullständig lydelse av de rättsliga definitionerna och aktuell information rekommenderar vi att konsultera gällande lydelse av lag nr 253/2008 Sb. om vissa åtgärder mot legalisering av vinning från brottslig verksamhet och finansiering av terrorism (AML-lagen) samt officiella källor från Finanční analytický úřad (FAÚ), till exempel webbplatsen www.fau.gov.cz.

Grundläggande definitioner:

Legalisering av vinning från brottslig verksamhet (penningtvätt): Förenklat uttryckt avser det handlingar som syftar till att dölja egendomens olagliga ursprung i syfte att ge intryck av att den har förvärvats lagligen.
Finansiering av terrorism: Förenklat uttryckt omfattar det insamling eller tillhandahållande av medel med vetskap om att de kommer att användas för terroristverksamhet.

Huvudsakliga rättsregler:

Våra AML/CFT-rutiner styrs i första hand av lag nr 253/2008 Sb. om vissa åtgärder mot legalisering av vinning från brottslig verksamhet och finansiering av terrorism, i dess senare lydelser (nedan ”AML-lagen”), samt andra relaterade rättsregler i Tjeckien och direkt tillämpliga bestämmelser inom Europeiska unionen.

Vårt Bolag som rapporteringsskyldig enhet:

UMARUTTI s.r.o. är en rapporteringsskyldig enhet enligt § 2 mom. 1 bokst. n) i AML-lagen. Denna klassificering följer av vår verksamhet som handlare med ädelmetaller eller ädelstenar, såsom specificerat i bilaga nr 1 till AML-lagen (som omfattar guld, silver, platina, diamanter, rubiner, safirer och smaragder). Vi blir en rapporteringsskyldig enhet vid genomförande av affärer till ett värde av 10 000 EUR eller högre. Denna gräns är en central operativ utgångspunkt för våra interna processer och övervakas för samtliga transaktioner.

Denna skyldighet gäller oavsett om affären genomförs kontant eller kontantlöst. Om dessa villkor är uppfyllda är Bolaget skyldigt att fullgöra samtliga skyldigheter som fastställs i AML-lagen.

Tillämpning på specifika fall (enligt utvalda ställningstaganden från Finanční analytický úřad):

För att underlätta orienteringen för våra kunder och partner anger vi hur AML-skyldigheter kan vara tillämpliga på andra aktörer i vår bransch:

Juvelerare och smyckesverksamheter: Om en juvelerare eller smyckesverksamhet handlar med ädelmetaller och stenar enligt bilaga nr 1 till AML-lagen och samtidigt genomför affärer till ett värde av 10 000 EUR eller högre, blir den också en rapporteringsskyldig enhet enligt § 2 mom. 1 bokst. n) i AML-lagen.
Säljare av investeringsguld (inklusive e-butiker): En säljare av investeringsguld till slutkunder, även via en e-butik (på basis av elektronisk avtalsslutning), är en rapporteringsskyldig enhet enligt § 2 mom. 1 bokst. n) i AML-lagen under de lagstadgade villkoren (dvs. vid uppnådd värdegräns).
Säljare av investeringsguld som tillhandahåller förvaring: Om en säljare av investeringsguld dessutom tillhandahåller förvaringstjänster för guld, blir den en rapporteringsskyldig enhet inte bara enligt § 2 mom. 1 bokst. n) i AML-lagen, utan vid tillhandahållande av förvaringstjänster även enligt § 2 mom. 1 bokst. b) punkt 14 i AML-lagen, dvs. som en person som tillhandahåller förvaringstjänster för värdesaker.

Införlivandet av dessa ställningstaganden i vår offentliga policy signalerar vår förståelse för det bredare regulatoriska sammanhanget och kan hjälpa våra B2B-kunder att bättre förstå sina egna potentiella AML-skyldigheter, vilket bidrar till leveranskedjans övergripande integritet.

Följande tabell sammanfattar de nyckelsituationer som medför status som rapporteringsskyldig enhet:

Tabell 1: Översikt över situationer som medför status som rapporteringsskyldig enhet för handlare med ädelmetaller och ädelstenar (enligt AML-lagen och utvalda ställningstaganden från FAÚ)

Typ av subjekt/verksamhet	Villkor för att AML-skyldighet ska uppstå	Relevant bestämmelse i AML-lagen
Handlare med ädelmetaller/-stenar (allmänt)	Affär till ett värde av 10 000 EUR eller högre	§ 2 mom. 1 bokst. n)
Juvelerare/Smyckesverksamhet	Handlar med ädelmetaller/-stenar (Bilaga 1) OCH affär till ett värde av 10 000 EUR eller högre	§ 2 mom. 1 bokst. n) (enligt FAÚ:s ställningstagande)
Säljare av investeringsguld (e-butik)	Affär till ett värde av 10 000 EUR eller högre	§ 2 mom. 1 bokst. n) (enligt FAÚ:s ställningstagande)
Säljare av investeringsguld med förvaring	Affär till ett värde av 10 000 EUR eller högre ELLER tillhandahållande av förvaringstjänster	§ 2 mom. 1 bokst. n) OCH/ELLER § 2 mom. 1 bokst. b) punkt 14 (enligt FAÚ:s ställningstagande)

Finansiella analytiska kontoret (FAÚ):

Finansiella analytiska kontoret (FAÚ) är Tjeckiens centrala förvaltningsmyndighet för området bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism. Det fullgör funktionen som finansiell underrättelseenhet och utövar tillsyn över efterlevnaden av skyldigheter som fastställs i AML-lagen. Ytterligare information, metodiska anvisningar och aktuell lagstiftning finns tillgängliga på FAÚ:s officiella webbplats (t.ex. www.fau.gov.cz).

3. Grundläggande principer för vår AML-policy

Bolaget UMARUTTI s.r.o. tillämpar följande grundläggande principer och åtgärder inom ramen för sin AML-policy:

Identifiering och kontroll av kund (Customer Due Diligence - CDD):

Bolaget genomför identifiering och kontroll av sina kunder (Köpare) i enlighet med kraven i AML-lagen.¹ Omfattningen och djupet i identifieringen och kundkontrollen anpassas utifrån en bedömning av riskerna som är förknippade med den specifika kunden, typen av affärsförbindelse eller transaktionens karaktär. Dessa åtgärder omfattar särskilt inhämtande och verifiering av kundens identifikationsuppgifter, inhämtande av information om syftet med och den avsedda karaktären hos affären eller affärsförbindelsen samt om kundens verksamhets natur. Kunderna informeras om denna skyldighet och behovet av att lämna medverkan bland annat genom våra Allmänna villkor.

Fastställande och verifiering av verklig huvudman (Ultimate Beneficial Owner - UBO):

I de fall kunden är en juridisk person eller en trust, fastställer Bolaget och vidtar rimliga åtgärder för att verifiera identiteten på kundens verkliga huvudman (UBO), i enlighet med vad AML-lagen kräver. För detta ändamål använder vi information som tillhandahålls av kunden, uppgifter från offentligt tillgängliga register (till exempel registret över verkliga huvudmän) samt andra tillförlitliga och oberoende informationskällor. Att säkerställa transparens i ägarstrukturer är avgörande för oss.

Politiskt utsatta personer (Politically Exposed Persons - PEPs):

Bolaget tillämpar särskilda och förstärkta åtgärder för identifiering och kontroll av kunder som är politiskt utsatta personer (PEP), kunders verkliga huvudmän som är PEP, eller personer som står PEP nära, i enlighet med AML-lagen. Dessa åtgärder omfattar särskilt fastställande av ursprunget till tillgångar och källorna till dessa personers medel samt genomförande av förstärkt löpande övervakning av affärsförbindelsen. PEPs innebär ur ett AML/CFT-perspektiv en potentiellt högre risk, och därför ägnar vi dem särskild uppmärksamhet.

Internationella sanktioner:

Bolaget åtar sig strikt att följa alla tillämpliga internationella sanktionsregimer, i synnerhet sanktioner som beslutats av Förenta nationerna, Europeiska unionen och Tjeckien. Vi genomför regelbundna kontroller av våra kunder, deras verkliga huvudmän och transaktioner mot relevanta sanktionslistor. Bolaget kommer inte att inleda en affärsrelation eller genomföra en transaktion om ett sådant agerande skulle strida mot gällande internationella sanktioner.

Övervakning av affärer och rapportering av misstänkta affärer (Transaction Monitoring and Reporting Suspicious Transactions):

Bolaget övervakar löpande sina kunders affärsrelationer och transaktioner i syfte att identifiera ovanliga eller misstänkta aktiviteter som kan tyda på försök till penningtvätt eller finansiering av terrorism. Om en misstänkt affär i den mening som avses i § 6 i AML-lagen identifieras (till exempel affärer utan uppenbart ekonomiskt syfte, ovanligt komplexa eller omfattande transaktioner, transaktioner som tyder på koppling till brottslig verksamhet eller finansiering av terrorism, eller andra omständigheter som väcker misstanke) är Bolaget skyldigt att utan onödigt dröjsmål anmäla denna affär till Finanční analytický úřad (FAÚ) i enlighet med § 18 i AML-lagen. Även om Bolaget stricto sensu blir en skyldig person först vid en affär till ett värde av 10 000 EUR, kommer vi för att säkerställa ett effektivt AML-system och i enlighet med ett riskbaserat angreppssätt att överväga att uppmärksamma FAÚ även på aktiviteter som uppvisar kännetecken på en misstänkt affär men som inte når upp till detta värde, om det finns skälig misstanke om ML/TF. Vi betraktar detta angreppssätt som ett uttryck för ansvarstagande och en strävan efter att uppfylla AML-skyldigheter på en högre nivå än minimikraven.

Principen om sammanräkning av relaterade transaktioner (Principle of Aggregating Related Transactions):

I enlighet med § 54 stycke 4 i AML-lagen tillämpar Bolaget konsekvent en regel som förhindrar avsiktlig uppdelning (strukturering) av betalningar eller affärer i syfte att undvika skyldigheter enligt AML-lagen, särskilt tröskelvärdet för kundidentifiering och kundkontroll. Om det av omständigheterna framgår att den sammanlagda summan av värdet av en kunds enskilda prestationer som uppenbart hänger samman (t.ex. genom kunden, affärens föremål, tidsmässigt samband) överstiger eller förväntas överstiga gränsen 10 000 EUR, kommer Bolaget att genomföra kundidentifiering och tillämpa övriga skyldigheter enligt AML-lagen som om det rörde sig om en enda affär. Bedömningen av sambandet mellan enskilda prestationer beror alltid på de konkreta omständigheterna i det aktuella fallet. Vi är medvetna om att handlare med varor av högt värde kan vara mål för strukturering av transaktioner, och därför övervakas denna princip aktivt.

Avslag eller upphörande av affärsrelation:

Bolaget förbehåller sig rätten att vägra genomföra en affär, inleda en affärsrelation eller avsluta en befintlig affärsrelation i de fall som anges i § 15 i AML-lagen eller i våra Allmänna villkor. Vi kommer att utöva denna rätt särskilt i situationer där:

kunden vägrar att genomgå identifiering eller kontroll;
kunden inte lämnar nödvändigt samarbete, inklusive att tillhandahålla begärda dokument och uppgifter;
det finns tvivel om sanningshalten i de uppgifter som kunden lämnat eller om äktheten hos de handlingar som lagts fram;
identifiering eller kontroll av kunden inte kan genomföras av andra skäl;
ursprunget till de penningmedel eller annan egendom som används i affären av en politiskt utsatt person inte är känt.

Ett effektivt genomförande av kundidentifiering och kundkontroll, fastställande av verklig huvudman, kontroll av politiskt utsatta personer och transaktionsövervakning är ömsesidigt sammanlänkade processer. Brister inom ett av dessa områden kan försvaga Bolagets samlade AML-skydd.

4. Kundernas skyldigheter

För att vår AML-policy och våra lagstadgade skyldigheter ska kunna uppfyllas effektivt krävs aktivt samarbete från våra kunder. Bolagets kunder är skyldiga att:

Tillhandahålla information och dokument: På Bolagets begäran lämna all information och förete giltiga handlingar som är nödvändiga för att genomföra kundidentifiering och kundkontroll i enlighet med AML-lagen och Bolagets interna krav. Detta omfattar bland annat uppgifter om deras identitet, den verkliga huvudmannens identitet (om kunden är en juridisk person eller en trust), syftet med och den avsedda arten av affären eller affärsrelationen, källan till medlen samt annan relevant information.
Säkerställa informationens riktighet och fullständighet: Kunderna bär fullt ansvar för riktigheten, fullständigheten och aktualiteten i all information och alla dokument som lämnas till Bolaget. Lämnande av oriktiga eller vilseledande uppgifter kan leda till omedelbart upphörande av affärsrelationen och eventuella ytterligare rättsliga åtgärder.
Informera om förändringar: Utan onödigt dröjsmål informera Bolaget om alla förändringar i de uppgifter som lämnats inom ramen för kundidentifiering och kundkontroll och som kan påverka bedömningen av AML-risker eller aktualiteten i den information som innehas (t.ex. ändring av verklig huvudman, ändring av säte, ändring av kontaktuppgifter för behöriga personer).
Medverka vid fysisk identifiering: I fall där AML-lagen eller Bolagets interna rutiner kräver det (till exempel när det inte är möjligt att genomföra distansidentifiering eller vid förhöjd risk) kan kunden (eller en person som är behörig att företräda kunden) ombes att personligen inställa sig på en plats som Bolaget anvisar för att genomföra fysisk identifiering.
Följa sanktionsbestämmelser: Kunderna är skyldiga att följa alla bestämmelser avseende internationella sanktioner, såsom närmare specificerat i Artikel 17 (Sanktionsklausul) i Bolagets Allmänna villkor.

Konsekvent upprätthållande av dessa skyldigheter och avvisande av affärer vid bristande samarbete från kunden är ett centralt avskräckande inslag för potentiellt riskfyllda subjekt och bidrar till att upprätthålla integriteten i vår kundportfölj.

5. Bevarande av register

Bolaget bevarar alla uppgifter och dokument som inhämtats inom ramen för fullgörandet av skyldigheter enligt AML-lagen under den tid som anges i denna lag. Detta omfattar särskilt:

Kundens identifikationsuppgifter och uppgifter om personer som agerar i kundens namn.
Kopior av handlingar som har lagts fram för identifiering (om de har upprättats i enlighet med § 8 mom. 11 i AML-lagen och FAÚ:s metodiska anvisning nr 8).
Information och kopior av dokument som inhämtats inom ramen för kundkontrollen, inklusive information om verklig huvudman, affärens syfte och art samt medlens ursprung.
Registeranteckningar över genomförda transaktioner.
Tillhörande affärskorrespondens.

Standardperioden för bevarande av dessa register är 10 år från genomförandet av en transaktion utanför en affärsförbindelse eller från avslutandet av affärsförbindelsen med kunden, om inte AML-lagen föreskriver annat. Den långa bevarandetiden understryker allvaret i AML-skyldigheterna och det potentiella behovet av retroaktiv spårning av transaktioner för utredningsändamål av brottsbekämpande myndigheter eller FAÚ. Detta innebär för Bolaget att det måste ha robusta och säkra system på plats för arkivering och datahantering.

6. Skydd av personuppgifter

Vid insamling, behandling och lagring av personuppgifter för att uppfylla skyldigheter enligt AML-lagen agerar Bolaget i full överensstämmelse med gällande rättsregler om skydd av personuppgifter, särskilt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (GDPR) samt lag nr 110/2019 Sb. om behandling av personuppgifter, i dess lydelse enligt senare ändringar.

Detaljerad information om hur Bolaget behandlar personuppgifter, inklusive behandlingsändamål, rättsliga grunder, kategorier av behandlade uppgifter, lagringstid och de registrerades rättigheter, anges i ett separat dokument ”AreteApp Integritetspolicy”, som är tillgängligt på Plattformen.

Det är viktigt att påpeka att fullgörandet av vissa skyldigheter enligt AML-lagen (till exempel tystnadsplikten avseende en inlämnad rapport om misstänkt transaktion enligt § 38 AML-lagen, eller förfarandet enligt § 9b AML-lagen om att inte genomföra kundkontroll för att inte äventyra en utredning) kan ha företräde framför vissa av de registrerades rättigheter enligt GDPR (t.ex. rätten till information om behandlingen eller rätten till tillgång), för att inte omintetgöra syftet med AML-åtgärderna och en eventuell pågående utredning. Bolaget måste internt noggrant balansera dessa skyldigheter och utbilda medarbetare så att de korrekt kommunicerar med kunder om behandlingen av deras uppgifter för AML-ändamål, utan att det sker ett oavsiktligt röjande av känslig information (s.k. "tipping-off").

7. Whistleblowing (rapportering av olagliga handlingar)

Bolaget UMARUTTI s.r.o. har i enlighet med lag nr 171/2023 Sb. om skydd för visselblåsare infört ett internt rapporteringssystem. Detta system gör det möjligt för Bolagets anställda, dess kunder, leverantörer och andra relevanta personer att på ett säkert, konfidentiellt och vid behov även anonymt sätt rapportera misstankar om olagliga handlingar som Bolaget eller dess företrädare kan ha gjort sig skyldiga till, inklusive överträdelser inom AML/CFT-området.

Att inkludera en whistleblowing-mekanism i den offentliga AML-policyn visar vårt åtagande för intern kontroll och vår vilja att hantera potentiella problem proaktivt. Detaljerad information om hur rapporter lämnas in, hur de hanteras samt skyddet för visselblåsare finns tillgänglig på Bolagets webbplats. Ett effektivt whistleblowing-system kan hjälpa Bolaget att identifiera och begränsa AML-risker innan de eskalerar till större problem eller regulatoriska ingripanden och bidrar därmed till Bolagets övergripande integritet och etiska agerande.

8. Uppdateringar av policyn

Denna AML-policy granskas och uppdateras regelbundet av Bolaget, minst en gång per år, eller oftare om det krävs på grund av ändringar i relevant lagstiftning, regulatoriska krav, FAÚ:s metodiska anvisningar, eller om det sker väsentliga förändringar i Bolagets affärsverksamhet eller i riskutvecklingen avseende penningtvätt och finansiering av terrorism. Åtagandet att regelbundet uppdatera policyn återspeglar AML-regleringens och riskernas dynamiska karaktär.

Den aktuella lydelsen av denna policy finns alltid tillgänglig på webbplatsen för Plattformen AreteApp. Uppdateringsprocessen kräver en intern mekanism för att följa lagändringar och ompröva risker, vilket är en del av Bolagets robusta compliance management-system.

9. Kontaktuppgifter

Om du har några frågor om denna AML-policy eller våra rutiner för att bekämpa penningtvätt och finansiering av terrorism, vänligen kontakta oss på:

E-post: [email protected]

Adress: UMARUTTI s.r.o., Kozí 916/5, Staré Město, 110 00 Praha 1, Czech Republic

Vi vill uppmärksamma att Bolaget, i enlighet med § 38 AML-lagen och andra relevanta bestämmelser, eventuellt inte är behörigt att lämna information om konkreta åtgärder som vidtagits i relation till misstänkta transaktioner, om inlämnade rapporter om misstänkta transaktioner eller om pågående utredningar av Finanční analytický úřad eller brottsbekämpande myndigheter. Personal som har i uppdrag att besvara frågor om AML-policyn är vederbörligen utbildad i innehållet i denna policy samt i de lagstadgade begränsningarna för informationslämnande.

Språkklausul / Language Clause:

This document may be executed in Czech and in other language versions. In the event of any discrepancies between the Czech version and any other language version, the Czech version shall prevail. The only legally binding version of this document is the Czech language version. All translations into other languages are provided for informational purposes only and are not legally binding.