UMARUTTI S.R.O.:S INTERNRUTIN FÖR HANTERING AV RAPPORTER

Syfte: Fastställa regler och förfaranden för inlämning, mottagande, bedömning och hantering av rapporter om möjligt olagligt agerande i Umarutti s.r.o. (nedan "Bolaget") samt säkerställa skydd för visselblåsare i enlighet med lag nr 171/2023 Sb. (nedan "Lagen").

Personellt tillämpningsområde: Denna riktlinje fastställer rättigheter och skyldigheter för Bolaget, den behöriga personen och visselblåsaren. Visselblåsare kan i synnerhet (men inte endast) vara anställda (nuvarande och tidigare), arbetssökande, ledamöter i bolagsorgan, klienter och användare av plattformen AreteApp, leverantörer, tjänsteleverantörer, praktikanter och andra personer som utför eller har utfört arbete eller liknande verksamhet för Bolaget, eller som har varit eller är i kontakt med Bolaget i samband med sådan verksamhet, i enlighet med § 2 i Lagen.

Sakligt tillämpningsområde: Reglerar hela processen från inlämning till hantering av rapporten.

Tidsmässigt tillämpningsområde: Gäller rapporter som avser ageranden oavsett när de inträffade.

Här definieras nyckelbegrepp såsom: Visselblåsare, Rapport, Olagligt agerande (med hänvisning till § 2 i Lagen), Repressalieåtgärd (med hänvisning till § 4 i Lagen), Behörig person, Bolaget, Närstående person, Verktyg (FaceUp-plattformen), Lagen. (Utgå från mallen och Lagen).

Visselblåsare: En fysisk person som lämnar en Rapport enligt Lagen, eftersom personen har fått kännedom om misstänkta omständigheter i samband med arbete eller annan liknande verksamhet som utförs för Bolaget (eller i samband med vilken personen varit i kontakt med Bolaget), inklusive Bolagets klienter och användare av plattformen AreteApp.

Bolaget utser som behörig person herr Vladimír Kondratěnka, bolagets verkställande direktör. Kontaktuppgifter till den behöriga personen är whistleblowing{'@'}areteapp.eu och telefonnummer +420 606 751 525.

Den behöriga personen uppfyller samtliga lagstadgade krav enligt § 10 i lagen om skydd för visselblåsare, dvs. är ostraffad, myndig och fullt rättskapabel. Inom ramen för sina skyldigheter tar personen emot och bedömer rapporter om möjligt olagligt agerande, föreslår bolagsledningen korrigerande åtgärder för att avhjälpa konstaterade brister, handlägger rapporter opartiskt och objektivt samt iakttar tystnadsplikt avseende alla omständigheter som personen får kännedom om i samband med utövandet av sin funktion, i enlighet med § 11 i lagen.

Bolaget garanterar att den behöriga personen inte på något sätt kommer att utsättas för repressalier för korrekt utförande av sin verksamhet som följer av denna funktion, i enlighet med § 11 i lagen om skydd för visselblåsare. Detta skydd omfattar i synnerhet förbud mot alla former av sanktioner, diskriminering eller andra negativa konsekvenser som har samband med korrekt fullgörande av den behöriga personens skyldigheter.

Vem kan lämna in: En rapport kan lämnas in av varje fysisk person som har fått kännedom om möjligt olagligt agerande i samband med arbete eller annan liknande verksamhet för Bolaget (eller i kontakt med Bolaget), enligt definitionen i § 2 i Lagen. Detta omfattar uttryckligen anställda (nuvarande och tidigare), arbetssökande, ledamöter i Bolagets organ, klienter och användare av plattformen AreteApp, leverantörer, tjänsteleverantörer, praktikanter och andra samarbetande personer.

Vad kan rapporteras: Se Sakligt tillämpningsområde och § 2 i Lagen. Nämn att detta inte gäller medvetet falska rapporter (§ 7 stycke 3 i Lagen). Undanta information enligt § 3 i Lagen.

Sätt att lämna in (§ 9 i Lagen):

• Föredragen: FaceUp-verktyget: https://www.app.faceup.com/cs/c/xgidfb2s/ – skriftligen och muntligen (röstmeddelande), anonymt och icke-anonymt.
• E-post: whistleblowing{'@'}areteapp.eu
• Telefon: +420 606 751 525
• Personligen: Efter överenskommelse med Behörig person (inom 14 dagar).
• Externt: Möjlighet att lämna in till Justitieministeriet.

Anmälans innehåll: Uppgifter om förnamn, efternamn och födelsedatum, eller andra uppgifter utifrån vilka anmälarens identitet kan fastställas (om anmälan inte är anonym och sådana uppgifter lämnas), samt information om möjligt Olagligt handlande (§ 2 mom. 2 i Lagen).

Bekräftelse av mottagande: Inom 7 dagar, med undantag (§ 12 mom. 2 i Lagen).

Registerföring: Förande av register i FaceUp-verktyget i den omfattning som anges i § 21 i Lagen.

Bevarande: Under en period om 5 år (§ 21 mom. 2 i Lagen).

Tillgång: Endast Behörig person (§ 21 mom. 3 i Lagen).

Dokumentation av muntliga anmälningar: Inspelning (med samtycke) eller utskrift, möjlighet för anmälaren att yttra sig (§ 19 i Lagen).

Tidsfrist: Inom 30 dagar, möjlighet till förlängning 2x med 30 dagar (§ 12 mom. 3 i Lagen).

Förfarande: Den behöriga personen bedömer opartiskt, samlar in information och kan begära medverkan.

Ogrundad anmälan: Underrättelse till visselblåsaren, information om rätten att lämna in till en myndighet (§ 12 mom. 6 i Lagen).

Grundad anmälan: Förslag till korrigerande åtgärder för Bolaget (§ 12 mom. 5 i Lagen).

Underrättelse till visselblåsaren: Information om resultatet av bedömningen (§ 12 mom. 3 i Lagen).

Antagande: Bolaget ska vidta lämpliga åtgärder för att avhjälpa eller förebygga ett olagligt tillstånd (§ 9 mom. 2 bokst. g) i Lagen).

Exempel: Ändring av processer, utbildning, disciplinärt förfarande, avslutande av relation, skadestånd, polisanmälan.

Information till visselblåsaren: Om vidtagna åtgärder (§ 12 mom. 5 i Lagen).

Förbud mot repressalier: Strikt förbud mot alla former av repressalier mot visselblåsaren och andra skyddade personer (§ 4 i Lagen).

Skydd av identitet: Den behöriga personens skyldighet att iaktta tystnadsplikt om identiteten, undantag enligt § 20 i Lagen.

Konfidentialitet: Skyldighet att iaktta tystnadsplikt om innehållet i anmälan (§ 11, § 20 i Lagen).

Behandling av personuppgifter i enlighet med GDPR och Bolagets policy för skydd av personuppgifter. Information till visselblåsare om behandlingen.

Bolaget ska säkerställa att detta direktiv och information om whistleblowing är tillgängliga för alla relevanta personer (t.ex. på intranätet, webbplatsen).

Bolaget ska säkerställa utbildning för anställda och den Behöriga personen.

Direktivet träder i kraft den 25.05.2025